5 Praktische tips om je facturen sneller betaald te krijgen! (zó wordt debiteurenbeheer leuk!)

Net belde ik een klant. Ze had de factuur niet betaald. De factuur was eerlijk gezegd al redelijk oud, ik had al een paar herinneringen gemaild maar ik had nog steeds geen betaling ontvangen en ik had ook nog niets van haar gehoord. Vlak voordat ik het nummer draaide gingen er een aantal doomscenario’s door mijn hoofd: ‘Ze kan failliet zijn’, ‘Zou ze ontevreden zijn?’ ‘Ze kan de hoorn erop gooien’. Dat soort irritante gedachten.

Gelukkig viel het enorm mee (zoals altijd eigenlijk). Ze had de herinneringen die ik had gemaild niet ontvangen. Helaas is mail niet honderd procent betrouwbaar. Ondertussen baalde ze als een stekker. ‘Wat erg!’ ‘Wat erg dat ik nog niet betaald heb!’ zei ze wel vijf keer. Maar ik was al helemaal gerustgesteld. De betaling zou diezelfde dag nog volgen. ‘Hoe gaat het met je onderneming?’ vroeg ik ook nog even. ‘O super goed’ zei ze, ‘ik heb onwijs veel aan je training gehad!’ En dat maakte mij dan weer heel erg blij 😉

Kijk, en dat is dus debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer is onderdeel van je werk als ondernemer. Debiteurenbeheer is vaak gewoon helderheid scheppen in een onduidelijke situatie. – Tweet this – Debiteurenbeheer kan zo eenvoudig zijn als de klant een kopietje van een factuur sturen omdat hij die is kwijtgeraakt. Debiteurenbeheer is gewoon zorgen dat je het geld krijgt waar je recht op hebt.

Alleen, maar al te vaak vóelt het niet zo. Maar al te vaak voelt het alsof je lastig bent. Alsof je zeurt. En daarom stellen we het uit. Sturen we geen herinneringen, bellen we niet na en sturen we al hélemaal geen incassobureau op de klant af. Want: ‘Wat doet dat met de relatie?’

Maar eerlijk gezegd… Wil jij een relatie met een klant die niet betaalt? Nou dan. Daarom hierbij 5 praktische tips om op een prettige manier debiteuren te beheren:

Tip 1: Wees vriendelijk!
Of je nu mailt of belt, er is geen reden om al te formeel of zelfs onvriendelijk te zijn. Je geeft gewoon aan dat volgens jou de factuur nog openstaat en je vraagt wat er aan de hand is. De kans is groot dat de klant zich van geen kwaad bewust is en dat hij na jouw vriendelijke mailtje of belletje gewoon de factuur betaalt.

Tip 2: Stuur DIRECT een herinnering
Wacht niet met het sturen van een herinnering. Als de factuur is verlopen, stuur je direct een herinnering. Wellicht is de klant de factuur gewoon kwijtgeraakt. Dan is het toch zonde als jij wacht met het sturen van een herinnering?

Tip 3: Stuur ALTIJD een kopie factuur met je herinnering mee
Maak het jezelf én je klant makkelijk; stuur meteen een kopie factuur mee. De klant hoeft niet te zoeken en jij hoeft niet opnieuw in de specifieke situatie te duiken wanneer blijkt dat hij de factuur niet kan vinden.

Tip 4: BEL!!!
Schroom niet om te bellen. Bellen is zoveel persoonlijker dan mailen! Als de eerste herinnering via de mail geen effect heeft gehad, dan is er iets aan de hand. Dan is de mail niet aangekomen, of de klant heeft een vraag, of er is iets anders. Als je belt, dan ontdek je wat er speelt en dan kun je de juiste acties ondernemen.

Tip 5: Verander je gedachten
Het is jouw geld, je hebt er recht op het te ontvangen. Sterker nog, de klant wíl betalen. Tegenover jouw levering staat betaling door de klant. Dat is de balans in het zakendoen. Als de klant jou niet betaalt, dan is de balans zoek.  Iedereen zoekt naar balans.  We willen niet figuurlijk ‘in het rood’ staan bij de ander. Dus wanneer jij niet achter je geld aan gaat, dan laat je de ander onnodig lang bij je ‘in het rood staan’.

Heb je vragen over de betaling van jouw facturen? Stel ze gerust hieronder.

Vond je dit een nuttig artikel? Dan vind ik het tof als je het deelt!