5 signalen die erop wijzen dat je boekhouder aan vervanging toe is
Allereerst – mijn oprechte medeleven aan alle goedbedoelende boekhouders en accountants die na dit artikel ontslagen worden. Het is niet persoonlijk bedoeld. En het is ook niet het einde van de wereld. Het is feedback van je klant, die, wanneer serieus genomen, je helpt om je toekomstige klanten nog veel beter van dienst te zijn.
Terug naar jou, de ondernemer. Het punt is dat, in mijn ervaring, meer dan 90% van de boekhouders prehistorisch werkt. En toen ik laatst slecht kon slapen omdat één van mijn klanten maar moeilijk afscheid kan nemen van zijn prehistorische boekhouder, wat hem onwijs veel geld, tijd en ellende kost, besloot ik dat ik mijn uiterste best ga doen om jullie te helpen om:
a. Afscheid te nemen van je prehistorische boekhouder (of accountant)
of
b. Te voorkomen dat je ooit zaken gaat doen met een prehistorische boekhouder (of accountant)
Ik deel 5 signalen met jou die je er op wijzen dat je te maken hebt met een prehistorische boekhouder:
1. Hij (of zij) zegt: Nee joh, laat mij dat voor je doen!
Prehistorische boekhouders houden vast. Ze houden vast aan hoe het was, want dat is wat ze begrijpen. Zo willen zij het liefst alles in eigen hand houden. Zelfs nu de boekhoudwereld de afgelopen 5 jaar een gigantische ontwikkeling heeft doorgemaakt en heel veel zaken automatisch gaan, willen ze het liefste handmatig de bonnen en bankafschriften inboeken. En de btw-aangifte handmatig doen. Enzo.
2. Je hebt geen toegang tot je boekhoudsysteem
Het boekhoudsysteem van een prehistorische boekhouder bevindt zich niet in de cloud, maar op zijn kantoor. Jij kunt er dan ook niet bij. Dat is waarschijnlijk maar goed ook, want als je prehistorische boekhouder werkt met een prehistorisch systeem, snap je toch niet waar je naar moet kijken.
3. De belastingdienst is belangrijker dan jij
De prehistorische boekhouder bekommert zich niet om jouw bedrijf. Op zijn website staat wel dat hij ‘sparringpartner’ is, maar hij heeft je nog nooit gebeld om met je na te denken over hoe jij je winst verhoogt. Sterker nog, je hebt nog nooit met hem over winst gepraat. Wel over btw, inkomstenbelasting en journaalposten. De prehistorische boekhouder houdt zich bezig met het registeren van wat er geweest is, zodat hij daar de fiscus over kan inlichten. Hij bemoeit zich niet met jouw bedrijfsvoering, terwijl hij weldegelijk weet dat inzicht in cijfers je helpen om de juiste keuzes te maken inzake je bedrijfsvoering.
4. Er zijn geen koppelingen met de bank of de facturen die je verstuurt
Als jij een factuur verstuurt, typt hij (een maand of wat later) die gegevens doodleuk over in zijn boekhoudprogramma. Dat kost je een hoop geld. Het is namelijk dubbel werk en dus een dubbele foutkans, maar je mist ook inzicht. De omzet staat namelijk pas maanden later in het systeem (die hou je nog apart bij in excel?) en als je een herinnering moet sturen, moet je eerst je hele bankboek van de afgelopen maand doorscrollen om te checken welke facturen nog open staan en moet je vervolgens handmatig herinneringen gaan sturen. Dat hoeft dus niet. Dat kan met één druk op de knop…
De echte prehistorische boekhouder typt handmatig bankafschriften over. Die heeft nog niet gehoord van bankkoppelingen of MT940 bestanden.
5. Hij wil geen afscheid nemen van de ordner met papieren facturen
Prehistorische boekhouders houden van papier. Ze vinden het fijn om in een map te bladeren als ze iets zoeken. Dat moeten ze natuurlijk zelf weten, maar jij betaalt 60 tot 120 euro per uur om hem te laten bladeren. En je accepteert dat JOUW administratie op ZIJN kantoor staat. En dat je dus zelf nooit terug kan zoeken. Als je tegen jouw boekhouder zegt: ‘Een digitale administratie voldoet toch ook?’ (Dat is zo!) Dan zegt hij: ‘Ja, maar je moet altijd het papieren exemplaar ook bewaren (dat is niet waar), dus ik hou het liever bij papier want anders moet ik dubbelop administeren.
Ontdek jij tot je schrik dat je met een prehistorische boekhouder werkt?
In dit artikel leg ik uit hoe je een goed boekhoudsysteem kiest. Ga op zoek naar een boekhouder die met een goed programma in the cloud werkt! Mijn volgende artikel gaat over de vraag: Hoe selecteer ik een goede boekhouder.
Ben jij boekhouder en voel je je absoluut niet aangesproken door dit artikel?
Mail me dan op femke@healthyfinance.nl Wie weet ben ik naar je op zoek 😉
Heb je vragen?
Stel die dan hieronder. Ik reageer altijd!
Vond je dit artikel waardevol?
je doet me er een groot plezier mee als je het artikel deelt in je netwerk! Dat kan met behulp van onderstaande buttons.
Gratis Whitepaper 6 ZZP Boekhoudprogramma’s vergeleken
‘Welk boekhoudprogramma is geschikt voor mij?’ is een veel gestelde vraag. Ik heb 6 ZZP Boekhoudprogramma’s vergeleken, hier kan je er meer over lezen.
Of ben je gelijk benieuwd naar de uitkomsten? Download hier de GRATIS Whitepaper:
Zo herkenbaar! Toch is er bij veel ondernemers een grote angst om afscheid te nemen van de boekhouder. Boekhouden hoort bij ondernemen! Het is niet het leukste deel, maar ken je eigen cijfers! Je slaapt beter, maakt betere keuzes, staat nooit meer voor verrassingen. Dus zorg dat je als ondernemer ten minste de basiskennis hebt. Het boek van Femke is zo’n goede basis. Sneller en interactiever is de dagcursus, een aanrader dus.
Heel herkenbaar Femke! Sinds 2012 doet Yuki mijn boekhouding. Scannen, mailen of uploaden en het wordt geboekt. Scheelt mij veel tijd. En geeft mij altijd inzicht.
Heerlijk Robert!
Hallo Femke,
Dank voor je verhelderende artikel.
Ik heb dezelfde vraag als Irene (hierboven). Als ik de boekhouding niet zelf wil doen en toch wekelijks overzicht kan houden: wie of wat raad je me aan?
Dank alvast voor je antwoord.
Hilde
Hoi Hilde,
Ik heb mijn tips daarover samengevat in dit artikel: http://financienvoorzzpers.nl/selecteer-7-stappen-beste-boekhouder/
Ook vergelijk ik deze zomer 7 ZZP-Boekhoudpakketten. Als je op de hoogte wilt blijven van de uitslag, meld je dan rechtsboven aan voor mijn nieuwsbrief, dan hoor je vanzelf meer!
Succes,
Groet Femke
Oeffff… meer dan 90%. Persoonlijk denk ik dat het wat minder ernstig is, maar de 5 punten die je aandraagt zijn allemaal raak. Ondernemers zouden zelf ook veel kritischer mogen en moeten zijn op hun boekhouder. En niet de verantwoordelijkheid voor de administratie uitbesteden, maar alleen het werk. Ik ben natuurlijk niet objectief, maar bij Finovion scoren we echt hoog langs deze 5 punten.
Hoi Gerco,
Ok, ik hoop dat ik het mis heb. Maar eerlijk is eerlijk, ik ontmoet veel boekhouders en meestal word ik er verdrietig van.
Wat goed te horen dat Finovion hoog scoort op alle punten! Met welk programma(s) werken jullie?
Groet Femke
Hoi Femke, standaard ondersteunen we Accountview en Twinfield. Via een digitale postbus en bankkoppeling wordt alles in principe automatisch geboekt. De ondernemer heeft doorlopend inzicht in de administratie en ontvangt naar wens maandelijks of per kwartaal de managementrapportages met advies. Voor Twinfield is de marap ook via onze app te zien. En naar mijn mening is dit nog maar het begin van waar het naartoe kan.
Hoi Gerco,
Het proces klinkt prima. Super!
In mijn ogen zijn Twinfield en Accountview niet ondernemersvriendelijk. Dat vind ik echt een gemiste kans van AV en TF, zeker van Twinfield, die daar toch behoorlijk mee adverteren. Kijk eens naar bijvoorbeeld MoneyBird en MoneyMonk. Dat werkt intuitiever, sneller en makkerlijker. Wellicht kunnen jullie een van deze echte ZZP programma’s toevoegen tot jullie mogelijkheden?
Groet Femke
Hoi Femke,
Ik ben met je eens dat Accountview en Twinfield voor zzp’ers en hele kleine ondernemers die volledig zelfstandig hun boekhouding doen minder gebruikersvriendelijk zijn. Bovendien te duur in aanschaf. De online markt is daar de laatste jaren goed op ingesprongen en dat is alleen maar mooi. Helaas schuilt hierin wel een gevaar: een mooi dashboard is prachtig, maar wat vertelt dat jou als ondernemer en hoe stuur je daarop? En voldoe je in jouw specifieke geval wel echt aan de (fiscale) regels? Dat vraagt expertise en daar zou precies de rol van de (moderne) boekhouder moeten zitten.
Finovion verkoopt daarom geen boekhoudprogramma. Onze toegevoegde waarde zit niet in de registratie van gegevens, maar in de analyse, het advies en de blik op de toekomst de toegevoegde waarde bieden voor de ondernemer om daadwerkelijk aan het stuur van zijn/haar onderneming te zitten. Genoemde pakketten draaien voornamelijk onder de motorkap, het gaat om klantvriendelijke invoer en relevante stuurinformatie aan de achterkant (met natuurlijk een voor de ondernemer relevant advies).
Het is wellicht wat flauw om te zeggen, maar Moneymonk en Moneybird zitten ook al gewoon in ons instrumentarium. Ondernemers die dat gebruiken kunnen gewoon bij ons terecht. Wij interpreteren cijfers, geen boekhoudpakket :). Het is wel een interessante gedachte om dat nadrukkelijker te promoten, met name voor de grote groep zzp’ers.
Ik nodig je van harte uit eens een kijkje te nemen op onze website om te zien hoe wij tegen modern boekhouden en ondernemen aankijken. Ga vooral door met het scherpte brengen in de discussie, er valt nog een hoop te winnen!
Hoi Gerco,
Dank voor je uitgebreide reactie!
Ik ben het helemaal met je eens hoor! Ik ben groot voorstander van het inschakelen van een goede boekhouder. Precies om de redenen die je noemt. Om beslissingsinformatie te verstrekken. Qua proces heb ik alle varianten uitgeprobeerd, van het schoenendoosmodel tot alles zelf doen. Het model waarbij de ondernemer zorgt dat alle info in het systeem komt en de boekhouder / accountant meekijkt, corrigeert en meedenkt is mijn voorkeursmodel!
Daarom fan van MoneyMonk en MoneyBird!
Goed te weten dat jullie die pakketten ondersteunen!
Groet Femke
Ik vind dat de adviserende rol van een boekhouder zwaar wordt overgeschat als het gaat om zzp’ers.
Een zzp’er heeft vaak behoefte aan een boekhouder die zijn 10 factuurtjes per maand inboekt en zijn BTW aangifte afwerkt.
Hu Trustoo,
Er zijn zzp’ers in vele soorten en maten. Ik richt me op de zzp’er die ver voorbij de 10 factuurtjes per maand zit of gaat 😉
Femke
Ps – mijn klanten hebben het trouwens gewoon over facturen 😉