5 waardevolle facturatie-tips om nú geld te besparen

Het versturen van de factuur en het ontvangen van het geld is toch de kers op de taart van het ondernemerschap? Dat vind ik in ieder geval wel! Wanneer ik het factuurbedrag op mijn bankrekening zie binnenkomen ben ik blij. Dan is de cirkel rond. Ik heb een mooie dienst geleverd, de klant heeft mij hiervoor betaald.

Gek genoeg krijg ik soms het idee dat veel ondernemers zich amper druk maken over het ontvangen van hun geld. ik zie:

  • Ondernemers die véél te laat factureren
  • Ondernemers die onhandig factureren
  • Ondernemers die zulke lelijke facturen sturen dat ik er als ontvanger sjagerijnig van word
  • Ondernemers die het niet schijnen te merken als ze hun geld niet ontvangen

 

Ik begrijp daar niets van. Want wanneer je weinig aandacht besteed aan het ontvangen van je geld, neem je je onderneming dan wel serieus?

En realiseer je wel hoeveel geld het kost, wanneer jij je geld later binnenkrijgt dan nodig? Dat is echt duur! Want daardoor kun je zelf de rekeningen niet betalen, je kunt niet investeren en je loopt een veel groter risico dat je je geld nooit meer krijgt. Je zet je onderneming vast. Geld moet stromen om de energie in je onderneming te kunnen laten stromen. Tweet this

Ik geef je daarom 5 Tips, die, wanneer je ze DIRECT gaat toepassen, je vanaf VANDAAG geld opleveren!

1. Factureer snel (en niet aan het einde van de maand)

Factureer wanneer je kan. Heb je gisteren een klus afgerond? Stuur dan vandaag de factuur! Wacht niet (zoals veel ondernemers) tot het einde van de maand. Hoe langer je wacht met het versturen van de factuur, hoe langer het duurt voordat je je geld ontvangt.

2. Factureer in delen (en spreek dat van te voren af)

Doe je een opdracht die een looptijd van een paar maanden heeft? Factureer dan niet het hele bedrag als de klus (het project) is afgerond, maar factureer in twee of drie delen. Dit is niet alleen veel prettiger voor je cashflow, je verkleint ook nog eens het risico van wanbetaling. Bedrijven gaan helaas soms failliet en je kunt niet zomaar zeggen ‘mij overkomt zoiets niet’. Dat is echt onzin, dat kan ook jou overkomen. Hoe eerder jij factureert, hoe kleiner de kans dat je (een deel van) je geld niet krijgt.

3. Factureer vooraf

Dit had misschien zelfs de eerste tip moeten zijn. Want vooraf facturen is echt een heel goed idee. Je verkleint het risico op wanbetaling en je vergroot je eigen financiele ruimte. Ik leerde vroeger al, ‘Wat je niet vraagt, kun je niet krijgen’. Het is vaak gewoon een kwestie van het voorstellen aan je klant. Het is een gewoonte geworden dat we achteraf factureren. Je doet jezelf en je bedrijf een groot plezier wanneer je die gewoonte doorbreekt en vooraf gaat factureren!

4. Maak je factuur leuk om te betalen

Ik ontvang zelf natuurlijk ook nogal veel facturen… Laatst ontving ik een factuur van mijn BusinessCoach. Het was een pdf factuur met onderaan een vrolijke foto van hemzelf met heel groot de tekst ‘Dank je wel!’. En daar werd ik zo blij van, dat ik de factuur direct betaalde. Ik ontvang aan de andere kant ook geregeld facturen die helemaal niet leuk zijn om te betalen. En dat komt veelal doordat ze niet voldoen aan de basisvereisten. Ze zijn lelijk opgemaakt of ik kan het factuurnummer of de datum niet vinden. Het factuurbedrag is niet het bedrag wat ik dacht dat het moest zijn of ik zoek me suf naar wat ik nu eigenlijk gefactureerd krijg… Een factuur moet in dat opzicht echt ‘perfect’ zijn; zodat er geen enkel obstakel is om hem te betalen.

5. Stuur een mailtje of bel na

Tot slot, accepteer niet dat een factuur te laat betaald wordt. Check regelmatig of alle facturen wel betaald zijn en stuur direct een vriendelijk mailtje (met de factuur in pdf in de bijlage) wanneer de factuur over datum is. Dat is niet irritant of vervelend, dat geeft blijk van professionaliteit. Jij  neemt je bedrijf serieus en je verwacht van je klanten dat ze dat ook doen.

Een goed boekhoudprogramma is trouwens een grote voorwaarde om dit makkelijk en snel te kunnen uitzoeken en uitvoeren! Hou mijn nieuwsbrief in de gaten als je daar meer over wilt weten!

Welke actie neem jij vandaag?

Succes behaal je door te doen! Welke actie neem jij vandaag nog om je cashflow te verbeteren? Laat je dat hier weten? Ook je vragen over dit onderwerp kun je hier stellen.

Vond je dit nuttig? Wil je dit artikel dan tweeten,  liken of delen op LinkedIn?

Daar doe je mij een groot plezier mee!

16 antwoorden
  1. Arie Speksnijder
    Arie Speksnijder zegt:

    Leuke tips. Behalve tip 4 paste ik ze allemaal al toe. Voor mij is een extra motivatie om tijdig te factureren dat de motivatie om te betalen voor een klant ook hoger is als ze de geleverde dienst net ontvangen hebben. Ik kreeg zelf eens een factuur voor een dienst die ik twee maanden geleden al ontvangen had, en inmiddels ook vergeten was. Dan is betalen nog minder leuk.

    Verder zou mijn tip 6 zijn. Betaal zelf je facturen ook snel. Dan komt wat je van anderen verwacht overeen met wat je zelf doet. En dat voelt nog beter. Daarnaast is het goed voor je imago. Mensen die mij regelmatig facturen sturen weten dat ik meestal binnen één of twee dagen betaal, soms dezelfde dag al, en ze waarderen dat.

    Beantwoorden
      • Irma
        Irma zegt:

        Zit er een wettelijke termijn aan wat betreft het factureren naar een klant? Moet je ze wettelijk gezien een factuur sturen binnen een bepaalde periode voor geleverd werk?

        Beantwoorden
        • Femke Hogema
          Femke Hogema zegt:

          Hoi Ine,
          Ja, dat moet inderdaad. Je bent verplicht een factuur te sturen uiterlijk in de maand volgend waarop de levering (dienst of product) heeft plaatsgevonden.
          Wanneer je dus in december werk levert, moet je uiterlijk in januari de factuur sturen. Ik zou alleen niet zo lang wachten… zie tip 1!

          Beantwoorden
  2. Ine van Son
    Ine van Son zegt:

    Inderdaad leuke tips. Ik heb echter een vraag over wat je vervolgens doet als ze niet werken….
    In augustus maakte ik een installatie in een beeldentuin, n.a.v. een offerte. In september stuurde ik hiervoor de factuur. Eind december werd, nadat ik een aantal maal een herinnering had gestuurd, 50% van het factuurbedrag betaald. De opdrachtgever (een stichting) zegt geen geld te hebben om het resterende bedrag te voldoen. Ik zou dit graag in den minne schikken. Ik zou het vervelend vinden als ze door mijn claim failliet gaan. Ik heb voorgesteld om iets overeen te komen waardoor zij niet failliet gaan en ik toch een minder naar gevoel overhoud. Ze hebben hierop niet gereageerd, zeggen alleen dat ze mijn vordering niet kunnen betalen. Moet ik een incassobureau in gaan schakelen? En zo ja, welk? Wie geeft me tips of advies?

    Beantwoorden
    • Femke
      Femke zegt:

      Beste Ine,

      Wat vervelend!
      Mijn eerste reactie is: Ga niet teveel voor de klant denken. Jullie hebben een zakelijke overeenkomst gesloten. Jij hebt jouw aandeel geleverd, je mag van de klant ook verwachten dat hij zijn aandeel levert. Jij bent niet de enige leverancier van de Stichting. Ze betalen ongewijfeld wel gewoon de telefoonrekening en de kantoorartikelen. Nu jij zo ‘makkelijk’ bent, denken ze bij jou makkelijk weg te komen. Ze gaan niet failliet door jouw factuur, ze gaan failliet door heel veel factoren, waaronder wellicht slecht management. Hoe vervelend ook, daar hoef jij niet de dupe van te worden. Stel je zakelijk op. Stuur een officiele aanmaning waarin je aangeeft over te zullen gaan op andere maatregelen wanneer ze niet betalen, of, als je echt denkt dat ze geen geld hebben, spreek een betalingsregeling af. Bijvoorbeeld iedere maand 100 euro, of 500 euro (ik heb geen idee over hoeveel geld het gaat) tot het betaald is. Als ze dit echt niet kunnen, ja, dan moet je echt een incassobureau inschakelen. Je bent een dief van je eigen portemonnee wanneer je dit niet doet. Want als ze failliet gaan krijg jij niks en andere schuldeisers wellicht wel!

      Beantwoorden
      • Ine van Son
        Ine van Son zegt:

        Hoi Femke, dank je wel voor je advies.
        Het gaat om een restbedrag van zo’n € 750,–. Ik ga proberen of ze tot een betalingsregeling te bewegen zijn, daar had ik nog niet aan gedacht. En ik ga op zoek naar een incassobureau voor het geval ze ook niet reageren op mijn voorstel voor de betalingsregeling. Als je nog tips hebt over een goed bureau, dan hoor ik het graag. Bedankt tot nu toe!

        Beantwoorden
        • Femke
          Femke zegt:

          Hoi Ine,
          Probeer het in bijv. 5 maanden te laten betalen! Je hebt ook recht op wettelijke rente, maar je kunt (om goodwill te tonen) aangeven dat je daar vanaf ziet wanneer ze de maandelijkste termijen stipt betalen. Daarmee laat je ziet dat er niet met je te sollen valt.
          Maarten Bijleveld van http://www.incasso-plein.nl kan je helpen als je er niet uitkomt!
          Succes!
          (ps – laat je het nog even weten als het geld binnen is?)

          Beantwoorden
  3. Roeland de Jong
    Roeland de Jong zegt:

    Hoi Femke,

    Mooie bruikbare tips weer. Ik heb nog een praktijkcase die hier bij aansluit. Mogelijk kan je die zelf ook gebruiken als praktijkvoorbeeld.
    Verkooptraining verkocht; € 3200. Kortingsvraag gekregen en omgebogen; logisch dat u korting vraag, past bij uw rol als verkoopdirecteur, én wij werken met een vaste prijs. We gaan ervoor zorgen dat uw medewerker de training meer dan terugverdiend en we gaan hem één ding niet leren namelijk korting geven. Dan kunnen we dat zelf natuurlijk ook niet doen. Klant akkoord, hand erop en handtekening gezet. Bevestiging op papier en gefactureerd. Klant betaalt direct en trekt er 2% betalingskorting af.
    Betalingskorting is niet besproken, staat ook niet in onze voorwaarden. Gebeld. “Ja dat doe ik altijd zo, ik betaal direct en dan trek ik er 2% af. Heeft niemand problemen mee, is heel gebruikelijk in onze handel”.

    En nu, wat zou je doen als ‘we geven geen korting’ zo duidelijk besproken is en akkoord was?

    Benieuwd naar jouw beeld!

    Beantwoorden
  4. Femke
    Femke zegt:

    Hoi Roeland,
    Wow, mooi omgebogen en mooi verkocht!
    En dan, de betaler is vaak iemand van de administratie en dat is niet dezelfde als de persoon die de handtekening heeft gezet. Dit kan natuurlijk echt niet. Afspraak is afspraak, je kunt niet zomaar minder gaan betalen.
    Je hebt dus al gebeld? Hoe hebben jullie toen afgesloten? Ik zou terugbellen en zeggen dat je het nog even hebt nagekeken en dat jullie echt duidelijke afspraken hebben gemaakt, dat je niet akkoord gaat met een eenzijdige verandering van de afspraken. Dat je heel graag het resterende bedrag tegemoet ziet.
    Als je daar niet uitkomt zou ik de handtekening-zetter bellen. Jullie hebben tenslotte hele duidelijke afspraken gemaakt, hij zal het met je eens zijn dat die 2% daar niet bij past. Hij kan dan de adminsitratie vragen het resterende bedrag over te maken. Ik ben benieuwd hoe het afloopt Roeland!

    Beantwoorden
    • Roeland de Jong
      Roeland de Jong zegt:

      In dit geval ging het om een en dezelfde persoon, de directeur eigenaar van deze handelsonderneming. Hij hield eerst voet bij stuk en gaf later aan het verschil nog te willen delen. Hij wilde duidelijk ‘minimaal iets korting scoren’, dat was zijn eer te na denk ik. Uiteindelijk heb je het dan dus over 32 euro, maar het gaat dan allang niet meer om het bedrag.
      Ik heb mijn grens gesteld, nee gezegd tegen deze deelnemer en het bedrag terug overgemaakt. Op de korte termijn doet dat zeker ff pijn. Op de langere termijn is het een goede beslissing. Het getoonde gedrag is zo ‘niet het gedachtengoed dat wij trainen’ dus andere conflicten lagen al op de loer. Daarnaast speelt een belangrijke rol dat een andere relatie van ons, via wie we dit contact hadden gekregen, ook in het verleden nooit korting heeft gekregen (bij veel meer omzet). Deze nieuwe klant wel korting geven had zich zeker rond gesproken, met alle risico’s van dien. Nu gebeurt het omgekeerde namelijk dat zij zich uitgesproken hebben het heel sterk te vinden dat we zo voor ons beleid staan.

      Beantwoorden
  5. Maarten Bijleveld
    Maarten Bijleveld zegt:

    Hoi Ine & Roland,

    @Ine. Wat Femke al zegt: je moet jezelf als ondernemer wel serieus nemen. Je hebt geleverd, dus heb je recht op betaling. Anders zet maar vast 5 installaties in mijn tuin neer. Ik kan ze ook niet betalen, maar dat maakt blijkbaar niet uit! Ik begrijp dat je met je klant wil meedenken. Stel dus eventueel zelf een betalingsvoorstel op en bereken de wettelijke rente daarbij (8,05% per jaar). De rente kun je eenvoudig berekenen op http://www.wettelijkerente.net/renteberekening.aspx. Eventueel kun je die rente weer kwijtschelden. Betalen ze niet stuur ze dan een sommatie en geef de vordering uit handen. Meedenken is mooi, maar niet ten koste van jou als ondernemer. En vergeet nooit dat ondernemers nooit zomaar failliet gaan, zeker niet door jou acties alleen!
    @Roeland: Ga achter die 2% aan ! je hebt dat duidelijk afgesproken. Wat ontzettend flauw dat je klant toch nog korting pakt, en dat niet eens aankondigt. En is dat gebruikelijk in zijn branche? In jou branche is het gebruikelijk dat je afspraken nakomt en dat je krijgt waar je recht op hebt!

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*