Cadeautje: Gratis uren- en kilometerregistratie 2019

Cadeautje: Gratis uren- en kilometerregistratie 2019

Al 9 jaar stel ik jaarlijks gratis een template ter beschikking om je uren en kilometers in te registreren. Regelmatig ontmoet ik een ondernemer die ik verder helemaal niet ken en die dan zegt: ‘Ik maak al sinds het allereerste begin gebruik van jouw uren-en kilometerregistratie’ en dat maakt me oprecht blij. Ik realiseer me niet altijd dat er in Nederland dus duizenden ondernemers jaarlijks blij zijn met deze template. Kleine moeite groot plezier 🙂
Wil je hem ook gratis ontvangen?

Ja, ik meld mij aan voor de nieuwsbrief en ontvang als cadeautje de gratis uren- en kilometerregistratie 2019:

E-mail
Voornaam
Achternaam
Uiteraard gaan we zorgvuldig met je gegevens om

In dit artikel beantwoord ik de meest gestelde vragen over de urenregistratie.

Waarom uren registreren?
Zzp’ers met een eenmanszaak komen in aanmerking voor allerhande fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Door al die aftrekposten betaal je over de eerste € 20.000 winst (globaal) geen inkomstenbelasting. Dat is serieus geld! Maar, je komt daar niet zomaar voor in aanmerking. Je komt alleen maar in aanmerking voor deze (en andere) aftrekposten wanneer aan je urennorm komt. Een harde eis is dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan het feitelijk voeren van je onderneming.

Ik heb een agenda, is dat niet genoeg?
Ja en nee. Je moet aantoonbaar kunnen maken dat je voldoet aan de urennorm en de Belastingdienst moet dat (bij een eventuele controle) kunnen checken. Je kunt bij een controle niet de agenda’s van de afgelopen zeven jaar aan de inspecteur voorleggen en verwachten dat hij zelf met een rekenmachientje gaat zitten tellen. Je zult de uren dus (bij een eventuele controle) zodanig moeten aanleveren dat ze controleerbaar zijn. Excel is dan bijvoorbeeld erg handig. Verderop in dit artikel vertel ik meer over de verschillende tools.

Welke uren tellen mee?
Alle uren die jij maakt ten behoeve van je onderneming tellen mee. Zowel de declarabele (facturabele) uren als de niet-declarabele uren. Het lezen van dit artikel valt bijvoorbeeld ook onder de urennorm. Net zoals het volgen van een training ten behoeve van je onderneming, het reizen naar een klant, het bezoeken van een netwerkbijeenkomst en het ontwikkelen van een nieuw product. Uren die een te groot privé voordeel hebben, vallen niet onder de urennorm. Zo kun je sport-uren bijvoorbeeld niet schrijven. Ook niet als je moet sporten om fit te blijven. Als je personal trainer bent is het overigens wel verdedigbaar dat sport-uren onder de urennorm vallen!

Als ik halverwege het jaar start, hoef ik dan maar 600 uur te maken?
Nee, helaas niet. De urennorm is een jaarnorm. Als je in juli start met je onderneming moet je nog steeds 1.225 uur maken om in aanmerking te komen voor de urennorm. Er is maar één uitzondering op de urennorm: als je zwanger bent, mag je de niet gewerkte uren over twaalf weken wél schrijven.

Wat nou als ik niet aan de urennorm kom
Vooral bij startende ondernemers kan het niet redden van de urennorm voor stress zorgen. Terwijl het maar de vraag is hoe erg het is wanneer je het eerste jaar niet aan de urennorm komt. Wanneer je geen of erg weinig winst maakt, voegen die aftrekposten niet zoveel toe.

Hoe gedetailleerd moet ik zijn?
De Belastingdienst is daar niet heel specifiek in. We weten dat het niet is toegestaan om wekelijks ‘vaste’ uren te registreren. Je kunt bijvoorbeeld niet zeggen dat je iedere dag 1 uur kwijt bent met mailen en dat je daarmee de eerste 365 uur al ‘binnen hebt’. Je moet de echte uren per dag registreren. Uiteraard hoef je ook niet met een stopwatch iedere activiteit te klokken. Drie of vier ‘items’ per dag voldoen vaak. Wanneer ik een kantoordag heb, staat er in mijn urenregistratie bijvoorbeeld: Klanten bellen – 3 uur, Nieuwsbrief schrijven – 2 uur, Webinar voorbereiden – 3 uur.

Hoe en waar registreer ik de uren?
De uren kun je bijvoorbeeld in excel registreren. Ik stel al sinds 2011 een uren- en kilometerregistratie beschikbaar die al duizenden keren is gedownload. Wanneer je je aanmeldt op mijn nieuwsbrief – dit kan rechts bovenaan deze pagina of onderaan dit artikel – dan ontvang je direct helemaal gratis een superhandige template voor je uren- en kilometerregistratie! (Ben je al lid van mijn nieuwsbrief? Dan heb je hem 2 januari 2018 automatisch in je mailbox ontvangen). Hou je je uren liever digitaal bij? Ga dan op zoek naar een appje wat bij je past!

Hoe zit het met de kilometers?
Wanneer je je privé auto ook zakelijk rijdt, dan mag je 19 cent per zakelijk gereden kilometer opvoeren als kosten. Daardoor druk je de winst en betaal je minder belasting. (Overigens mag je ook 19 cent per kilometer opvoeren wanneer je op de fiets gaat). Die 19 cent per kilometer dekt in principe alle kosten. Denk daarbij aan brandstof, parkeren en de wasstraat. Je mag dus niet ook nog de tankbonnen opvoeren als kosten. Om deze kosten op te kunnen voeren moet je een kilometeradministratie bijhouden. Wanneer je je privé auto ook zakelijk rijdt, mag je trouwens ook een deel van de privé betaalde btw op brandstof en onderhoud terugvragen. In het artikel: Wat je boekhouder je niet vertelt, leg ik precies uit hoe dat werkt.

Ik vind het allemaal maar een hoop gedoe
Tja, dat vind ik eerlijk gezegd ook. Misschien helpt dit: Het bijhouden van je uren is verplicht. Als je je uren niet bijhoudt en je krijgt een controle, kan dat je zo meer dan € 10.000 aan aftrekposten schelen. Dat is niet misselijk. Wanneer je eens per week je uren- en kilometerregistratie bijwerkt, kost het je ongeveer 5 minuten per week. Dat is te overzien (en het is een stuk aantrekkelijker dan dat je aan het einde van het jaar een halve dag aan het ploeteren bent). Prik een vast moment in de week waarop je je registratie bijwerkt. Dan valt het best mee. De kilometerregistratie bijhouden levert gewoon direct harde euro’s op! Stel dat je 10.000 kilometer per jaar zakelijk rijdt; dat creëert een aftrekpost van € 1.900. Dat levert je (afhankelijk van de hoogte van je inkomen) zó € 800 netto op. Dat zou ik niet laten lopen!

Praktische tips
Om het je allemaal wat makkelijker te maken heb ik een paar praktische en handige tips voor je:

  • Gratis uren- en kilometerregistratie
    Wanneer je je aanmeldt op mijn nieuwsbrief – dit kan rechts bovenaan deze pagina of onderaan dit artikel – dan ontvang je direct helemaal gratis een superhandige template voor je uren- en kilometerregistratie!
  • Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda
    Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda. Je bent namelijk verplicht om je agenda zeven jaar te bewaren (net zoals de rest van je administratie). Je kunt het je niet veroorloven je agenda kwijt te zijn wanneer je computer crasht (of zoiets)
  • Hou je administratie regelmatig bij
    Plan een vast moment in je agenda waarop je je uren- en kilometerregistratie bijwerkt. Niets zo vervelend als eens per jaar een halve (of hele) dag je uren en kilometers van het hele jaar in excel te zetten… Wanneer je je administratie wekelijks bijhoudt, kost het maar een paar minuten per week.

Ja, ik meld mij aan voor de nieuwsbrief en ontvang als cadeautje de gratis uren- en kilometerregistratie 2019 en meld mij aan voor de nieuwsbrief:

E-mail
Voornaam
Achternaam
Uiteraard gaan we zorgvuldig met je gegevens om

Tips/Vragen?
Bij dit artikel kunnen geen vragen meer worden gesteld.

Vond je dit artikel en het bestand nuttig?
Ik vind het tof als je het deelt via Facebook, Twitter of LinkedIn. Gebruik hiervoor de onderstaande share-buttons!

29 antwoorden
  1. Martien
    Martien zegt:

    Ik gebruik voor het bijhouden van mijn uren een ideaal programmaatje: OfficeTime (https://www.officetime.net/ en nee, ik krijg geen commissie ;-). Daarin voer je je klanten en werkzaamheden in en met een druk op de knop (op je computer óf telefoon… ze synchroniseren automatisch) gaat de tijd lopen. Zo vergeet je nooit meer gewerkte uren. En niet alleen hou je zo eenvoudig je uren bij voor de Belastingdienst, maar ook voor je klanten.

  2. Edwin Zijdenbos
    Edwin Zijdenbos zegt:

    Beste Femke,

    Dank voor de nieuwsbrief.

    Naar aanleiding van je praktische tip, “Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda. Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda.”
    Voor Outlook gebruikers handig om de agenda te exporteren. Opties / Geavanceerd / Exporteren
    Een mooie(re) uitleg wordt hier gegeven: https://judithcalbers.wordpress.com/2015/03/18/exporteren-microsoft-outlook-agenda/ en ook voor Outlook 2016 is een stappenplan gemaakt: https://judithcalbers.wordpress.com/2016/10/11/agenda-exporteren-vanuit-microsoft-outlook-2016/

    Voor de excel liefhebbers, is er ook de mogelijkheid via een excelbestand / macro de Outlook agenda uit te lezen, zie http://www.ozgrid.com/forum/showthread.php?t=170215

  3. Klaske
    Klaske zegt:

    Beste Femke,
    Hartelijk dank voor de template.
    Wat betreft de km. registratie: volstaat het om – naast de bestemming – alleen het aantal afgelegde kilometers te noteren?
    Ik was in de veronderstelling dat iedere keer als je op pad gaat, je de begin- en eindstand moet noteren. Ik heb nl. al eens eerder een template gedownload en daar moet je steeds de kilometerstanden noteren.
    Voor de uren registratie schrijf ik altijd wanneer ik begin en hoe laat ik stop. Maar ik begrijp dat alleen het aantal uren noteren voldoende is?

    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Klaske,
      ja dat voldoet. De begin- en eindstand moet je bijvoorbeeld wel registreren wanneer je je auto op de zaak rijdt, en je geen bijtelling wilt. Je moet dan aantonen dat je minder dan 500 prive km per jaar rijdt. Dat kun je alleen aantonen wanneer je per rit de begin- en eindstand registreert. Wanneer je de km noteert om 19 cent per gereden km op te voeren als kosten, dan voldoet het enkel noteren van de zakelijke ritten en de gereden km per rit. Voor het terugvragen van een deel van de btw moet je wel af en toe de eindstand noteren. Deze heb je nodig om de verhouding zakelijk / prive gereden km te berekenen.

  4. Sannie Verweij
    Sannie Verweij zegt:

    En voor de Google en Gmail liefhebbers onder ons:
    kijk eens op de site van: https://www.gtimereport.com/

    Ik gebruik deze tool om 1 keer per kwartaal een uitdraai te maken van mijn echte agenda en van mijn uren agenda.
    Ik heb in mijn gmail agenda een tweede agenda aangemaakt waarin ik mijn uren bijhoudt. Door de verschillende kleuren zie je in 1 oogopslag of je uren registratie voor die week correct is bijgewerkt.

    Eind van het kwartaal maak ik dan via gtimereport een uitdraai naar excell. Je kan zelfs de totalen per project laten optellen. Dit vergt wel enige consistentie in je urenregistratie (zo heb ik bij de eerste uitdraai altijd wel een project Reistijd, een project reistijd en een project rewistijd (of een andere vorm van te snel typen). Dit is echter vaak snel terug te vinden en aan te passen, zodat de volgende correcte uitdraai 1 project Reistijd bevat.

  5. Sannie Verweij
    Sannie Verweij zegt:

    En mijn tweede tip is Toggl. Ik gebruik Toggl als uren registratie app voor mezelf, omdat ik meestal aan het eind van de week vergeten ben waar ik allemaal aan gewerkt heb. En dan een keer per week zet ik een soort van samenvatting hiervan over in mijn google agenda urenregistratie, maar dat kan natuurlijk ook 1 keer per week naar de handige excell sheet van Femke. Zoals Femke al schreef: een kantoordag bestaat vaak uit mailen, bellen, werken aan website en wellicht nog werken aan 1 of 2 betaalde projecten. Ook een reisdag kan bestaan uit Reis, afspraak, reis, afspraak, reis Afspraak, reis. In de samenvatting tel ik dan alle reisuren bij elkaar op en zet die als 1 blok in mijn samenvattende agenda.

      • Christiaan
        Christiaan zegt:

        Hallo Femke,
        steeds je urenregistratie moeten starten en stoppen was voor mij ook de reden om iets anders te zoeken. Het kwam veel te vaak voor dat ik dacht serieus bezig te zijn met uren bij te houden omdat ik de timer gestart had, maar dat ik na vijf andere taken er pas achter kwam dat ik die timer al die tijd vergeten was te stoppen. Dan heb je nog geen houvast. Ik vind bij uren bijhouden juist overzicht belangrijk. Vandaar dat ik de tool Saus gebruik. https://saus.io Mijn werkwijze is dat ik de dag begin met een grotere taak en als ik dan steeds kleine taken tussendoor heb, of bijvoorbeeld een collega even moet helpen, ga ik naar het urenregistratiesysteem, en vul ik enkel de onderbreking in. Aan het eind van de dag, of wanneer ik de grotere taak heb afgerond, vul ik alle tijd tussen de onderbrekingen in met registraties van het werk aan de grotere taak. Het dashboard in Saus geeft ondersteund mij heel erg in deze werkwijze.
        Groeten, Christiaan

  6. Danielle
    Danielle zegt:

    Ik heb liever een app op mijn telefoon die ik ook via de computer kan raadplegen. Zoals mijn google agenda. Maar dan speciaal voor uren bijhouden. Excel gaat niet werken voor mij.

    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Perfect! Heb je een goede waar je blij mee bent? Ik weet zeker dat er veel ondernemers ook graag een app hebben – tips zijn welkom!
      Ps – ik hoor goede verhalen over COEN

  7. Lonneke Lodder
    Lonneke Lodder zegt:

    Veel dank voor de urenregistratie! Ik ben in 2016 gestart en wil in 2017 gaan voor het urencriterium. Ik heb er twee vragen bij. Als je tijd steekt in iets waar je op termijn geld mee wilt verdienen (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een training), schrijf je die uren dan bij de directe of de indirecte uren? En: is het bijhouden van een agenda verplicht en hoe gedetailleerd moet die dan zijn? Ik werk voornamelijk op afstand voor klanten, dus veel afspraken staan er in mijn geval niet in.

    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Lonneke,
      Graag gedaan.
      In mijn optiek zijn directe uren echt alleen de uren waar je geld mee verdient. Dus niet de ontwikkeluren. Die zijn indirect. Het bijhouden van een agenda kan de fiscus je niet verplicht stellen. De fiscus wil wel kunnen controleren of je urenadministratie klopt. Ze zullen dan vragen naar je agenda. Daar staat in wat er in staat. Je hoeft daar geen dingen in te zetten die je anders ook niet zou vermelden. Er zijn nog meer controle mogelijkheden dan alleen de agenda.
      Succes met je onderneming!
      Groet Femke

  8. Gerda Meijer
    Gerda Meijer zegt:

    Hi Femke, ik wil heel graag je urenregistratie proberen maar hoe kan ik die ontvangen?
    Als ik me aanmeld via de link, zie ik u bent al ingeschreven (klopt ook, want ik ontvang je nieuwsbrief al;)
    Wat moet ik doen;))
    Super tof dat je dit deelt ga ook delen voor je.

  9. Klaske
    Klaske zegt:

    Hoi Femke,
    Ik heb samen met mijn partner een onderneming zonder personeel. Moet ieder van ons minimaal 1225 uren aan het bedrijf besteden om voor de urennorm in aanmerking te komen?

    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Klaske,
      Hebben jullie een VOF? Een VOF is eigenlijk 2 eenmanszaken. Jullie hebben beiden recht op de zelfstandigenaftrek etc. als je beide aan de urennorm komt.
      Of hebben jullie een andere constructie? Welke dan?
      Groet Femke

      • Klaske
        Klaske zegt:

        Wij hebben een VOF; ik begrijp dus dat we beide aan de urennorm moeten voldoen. Ik meende dat ik eens iets had gelezen dat één van de partners met minder uren kon volstaan.
        Groet, Klaske

  10. Jeroen
    Jeroen zegt:

    Beste Femke,

    Allereerst dank voor het beschikbaar stellen van de uren- en kmregistratie. Daar ga ik zeker gebruik van maken. Vanaf maart 2018 ben ik voornemens mijzelf als ZZP’er te verhuren.

    Ik heb een aantal vragen dat ik aan je wil stellen. Het zou fijn zijn als je deze wil beantwoorden.

    1) Je gaf, zie hieronder, aan dat je ook je digitale agenda 7 jaar moet bewaren. Is het bijhouden van een urenadministratie niet voldoende voor de fiscus?

    Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda
    Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda. Je bent namelijk verplicht om je agenda zeven jaar te bewaren (net zoals de rest van je administratie). Je kunt het je niet veroorloven je agenda kwijt te zijn wanneer je computer crasht (of zoiets)

    2) Dien je alleen de zakelijke km’s per dag in het overzicht bij te houden? Ik denk dat het wel aangezien je op die manier EUR 0,19 aan je onderneming kan declareren.

    3) In het overzicht geef je je startadres en de bestemming aan. Soms rij je op een dag heen en weer naar andere bestemmingen (zakelijk). Hoe kan je dat het best in het overzicht invullen?

    Ik kijk ook even naar de trainingen voor ZZP’ers. Erg interessant. 

    Vriendelijke groet,

    Jeroen

    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Jeroen,
      Graag gedaan! En bedankt voor je geduld met het stellen van deze vragen (ik had per abuis de reactiemogelijkheid gesloten).
      Succes straks met je bedrijf! Hierbij mijn antwoorden:

      1. Een urenadm is niet voldoende. Je moet de uren kunnen bewijzen. Omdat de meeste mensen toch echt een agenda hebben waarin de uren staan, moet die agenda als bewijs overlegd kunnen worden. Er zijn ook andere bewijzen, denk aan facturen met een urenadm er achter. Als jij per jaar 1225 uur aantoonbaar factureert, heb je helemaal geen urenregistratie nodig. Aantonen en bewijzen, dat zijn de kernwoorden.

      2. Ja, maar ieder antwoord heeft uitzonderingen. Lees voor een volledig antwoord op die vraag ook dit artikel: http://financienvoorzzpers.nl/wat-je-boekhouder-je-niet-vertelt-je-kunt-btw-terugvragen-wanneer-je-je-prive-auto-ook-zakelijk-rijdt/

      3. Je vult de daadwerkelijke gereden route, of kortste route in.

      Succes!
      Ps – qua trainingen raad ik je echt aan de Winterschool (of straks de Summerschool) te doen. All in, laagdrempelig, super veel kennis en ondersteuning,niet te duur. Echt echt echt veel waarde voor je geld 😉

  11. Tarunai
    Tarunai zegt:

    Hallo Femke,

    Voor jou ook nog de allerbeste wensen en een mooi 2018!

    Ik kan het volgende nergens terugvinden:
    noteer je alleen hele uren?
    En als je wel halve uren en kwartiertjes noteert, is een kwartier dan 0,25, een half uur 0,50 en drie kwartier 0,75?

    Alvast dank voor het antwoord,
    Tarunai

Reacties zijn gesloten.