Cadeautje: Gratis uren- en kilometerregistratie 2025
Al 17 jaar (!!!) stel ik jaarlijks gratis een template ter beschikking om je uren en kilometers in te registreren. Regelmatig ontmoet ik een ondernemer die ik verder helemaal niet ken en die dan zegt: ‘Ik maak al sinds het allereerste begin gebruik van jouw uren-en kilometerregistratie’ en dat maakt me oprecht blij. Ik realiseer me niet altijd dat er in Nederland dus duizenden ondernemers jaarlijks blij zijn met deze template. Kleine moeite groot plezier 🙂
Wil je de uren- en kilometerregistratie 2025 ook gratis ontvangen?
Ja, ik meld mij aan voor de nieuwsbrief en ontvang als cadeautje de gratis uren- en kilometerregistratie 2025:
Waarom uren registreren?
Zzp’ers met een eenmanszaak komen in aanmerking voor allerhande fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Door al die aftrekposten betaal je over het eerste deel van de winst geen inkomstenbelasting. De fiscale voordelen worden wel ieder jaar minder, maar het gaat nog steeds over serieus geld! Maar, je komt daar niet zomaar voor in aanmerking. Je komt alleen maar in aanmerking voor deze (en andere) aftrekposten wanneer aan je urennorm komt. Een harde eis is dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan het feitelijk voeren van je onderneming.
Ik heb een agenda, is dat niet genoeg?
Ja en nee. Je moet aantoonbaar kunnen maken dat je voldoet aan de urennorm en de Belastingdienst moet dat (bij een eventuele controle) kunnen checken. Je kunt bij een controle niet de agenda’s van de afgelopen zeven jaar aan de inspecteur voorleggen en verwachten dat hij zelf met een rekenmachientje gaat zitten tellen. Je zult de uren dus (bij een controle) zodanig moeten aanleveren dat ze controleerbaar zijn. Excel is dan bijvoorbeeld erg handig. Verderop in dit artikel vertel ik meer over de verschillende tools.
Welke uren tellen mee?
Alle uren die jij maakt ten behoeve van je onderneming tellen mee. Zowel de declarabele (facturabele) uren als de niet-declarabele uren. Het lezen van dit artikel valt bijvoorbeeld ook onder de urennorm. Net zoals het volgen van een training ten behoeve van je onderneming, het reizen naar een klant, het bezoeken van een netwerkbijeenkomst en het ontwikkelen van een nieuw product voor je bedrijf. Uren die een te groot privé voordeel hebben, vallen niet onder de urennorm. Zo kun je sport-uren bijvoorbeeld niet schrijven. Ook niet als je moet sporten om fit te blijven. Als je personal trainer bent is het overigens wel verdedigbaar dat sport-uren onder de urennorm vallen!
Als ik halverwege het jaar start, hoef ik dan maar 600 uur te maken?
Nee, helaas niet. De urennorm is een jaarnorm. Als je in juli start met je onderneming moet je nog steeds 1.225 uur maken om in aanmerking te komen voor de urennorm. Er is maar één uitzondering op de urennorm: als je zwanger bent, mag je de niet gewerkte uren over twaalf weken wél schrijven.
Wat nou als ik niet aan de urennorm kom
Vooral bij startende ondernemers kan het niet redden van de urennorm voor stress zorgen. Terwijl het maar de vraag is hoe erg het is wanneer je het eerste jaar niet aan de urennorm komt. Wanneer je geen of erg weinig winst maakt, voegen die aftrekposten niet zoveel toe.
Hoe gedetailleerd moet ik zijn?
De Belastingdienst is daar niet heel specifiek in. Wel weten we dat het niet is toegestaan om wekelijks ‘vaste’ uren te registreren. Je kunt bijvoorbeeld niet zeggen dat je iedere dag 2 uur kwijt bent met mailen en dat je daarmee de eerste 520 uur al ‘binnen hebt’. Je moet de echte uren per dag registreren. Uiteraard hoef je ook niet met een stopwatch iedere activiteit te klokken. Drie of vier ‘items’ per dag voldoen waarschijnlijk. Wanneer ik een kantoordag heb, staat er in mijn urenregistratie bijvoorbeeld: Klanten bellen – 2 uur, Nieuwsbrief schrijven – 2 uur, Webinar voorbereiden – 3 uur, diversen en mails – 1 uur.
Hoe en waar registreer ik de uren?
De uren kun je bijvoorbeeld in excel registreren. Ik stel al sinds 2008 een uren- en kilometerregistratie beschikbaar die al duizenden keren is gedownload. Hij zit als bijlage bij deze mail! Er zijn uiteraard ook diverse appjes beschikbaar. (Ben je al lid van mijn nieuwsbrief? Dan heb je hem 5 december jl. automatisch in je mailbox ontvangen). Hou je je uren liever digitaal bij? Er zijn uiteraard ook diverse appjes beschikbaar.
Hoe zit het met de kilometers?
Wanneer je je privé auto ook zakelijk rijdt, dan mag je 23 cent per zakelijk gereden kilometer opvoeren als kosten. Daardoor druk je de winst en betaal je minder belasting. (Overigens mag je ook 23 cent per kilometer opvoeren wanneer je op de fiets gaat). Die 23 cent per kilometer dekt in principe alle kosten. Denk daarbij aan brandstof, parkeren en de wasstraat. Je mag dus niet ook nog de tankbonnen opvoeren als kosten. Om deze kilometerkosten op te kunnen voeren moet je een kilometeradministratie bijhouden. In het artikel: Wat je boekhouder je niet vertelt, leg ik precies uit hoe dat werkt.
Ik vind het allemaal maar een hoop gedoe
Tja, dat vind ik eerlijk gezegd ook. Misschien helpt dit:
Het bijhouden van je uren is verplicht. Als je je uren niet bijhoudt en je krijgt een controle, scheelt dat duizenden euro’s aan aftrekposten. Dat is niet misselijk. Wanneer je dagelijks je uren- en kilometerregistratie bijwerkt, kost het je ongeveer 5 minuten per week. Dat is te overzien (en het is een stuk aantrekkelijker dan dat je aan het einde van het jaar een halve dag aan het ploeteren bent). Prik een vast moment per dag (en zet dat in je agenda) – waarop je je registratie bijwerkt. Dan valt het best mee.
De kilometerregistratie bijhouden levert gewoon direct harde euro’s op! Stel dat je 10.000 kilometer per jaar zakelijk rijdt; dat creëert een aftrekpost van € 2.300. Dat levert je (afhankelijk van de hoogte van je inkomen) zó € 900 netto op. Dat zou ik niet laten lopen!
Praktische tips
Om het je allemaal wat makkelijker te maken heb ik een paar praktische en handige tips voor je:
- Gratis uren- en kilometerregistratie
Wanneer je je aanmeldt op mijn nieuwsbrief – dit kan rechts bovenaan deze pagina of onderaan dit artikel – dan ontvang je direct helemaal gratis een superhandige template voor je uren- en kilometerregistratie! - Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda
Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda. Je bent namelijk verplicht om je agenda zeven jaar te bewaren (net zoals de rest van je administratie). Je kunt het je niet veroorloven je agenda kwijt te zijn wanneer je computer crasht (of zoiets). - Hou je administratie regelmatig bij
Plan een vast moment in je agenda waarop je je uren- en kilometerregistratie bijwerkt. Niets zo vervelend als eens per jaar een halve (of hele) dag je uren en kilometers van het hele jaar in excel te zetten… Wanneer je je administratie dagelijks of wekelijks bijhoudt, kost het maar een paar minuten per week. - Koop het boek ‘Financien voor ZZP’ers’. Het is voor veel ondernemers echt het financiële handboek wat ze er regelmatig even bijpakken! Je koopt het bijvoorbeeld hier, dan heb je het morgen in huis!
Ja, ik meld mij aan voor de nieuwsbrief en ontvang als cadeautje de gratis uren- en kilometerregistratie 2025 en meld mij aan voor de nieuwsbrief:
Tips/Vragen?
Heb jij tips voor handige online tooltjes? Deel ze dan hieronder, dan leren we allemaal mee.
Vragen over de uren- en km registratie? Stel ze ook hieronder, ik beantwoord alle vragen.
Vond je dit artikel en het bestand nuttig?
Ik vind het tof als je het deelt via Facebook of LinkedIn. Gebruik hiervoor de onderstaande share-buttons!
Wat ben ik weer blij met de nieuwe urenregistratie! En nog overzichtelijker ook nu de totalen bovenaan staan. Dank je Femke.
Beste Femke,
Dank voor de nieuwsbrief.
Naar aanleiding van je praktische tip, “Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda. Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda.”
Voor Outlook gebruikers handig om de agenda te exporteren. Opties / Geavanceerd / Exporteren
Een mooie(re) uitleg wordt hier gegeven: https://judithcalbers.wordpress.com/2015/03/18/exporteren-microsoft-outlook-agenda/ en ook voor Outlook 2016 is een stappenplan gemaakt: https://judithcalbers.wordpress.com/2016/10/11/agenda-exporteren-vanuit-microsoft-outlook-2016/
Voor de excel liefhebbers, is er ook de mogelijkheid via een excelbestand / macro de Outlook agenda uit te lezen, zie http://www.ozgrid.com/forum/showthread.php?t=170215
Thanks, super fijn dat je deze handige tips met ons deelt Edwin!
Groet Femke
Beste Femke,
Hartelijk dank voor de template.
Wat betreft de km. registratie: volstaat het om – naast de bestemming – alleen het aantal afgelegde kilometers te noteren?
Ik was in de veronderstelling dat iedere keer als je op pad gaat, je de begin- en eindstand moet noteren. Ik heb nl. al eens eerder een template gedownload en daar moet je steeds de kilometerstanden noteren.
Voor de uren registratie schrijf ik altijd wanneer ik begin en hoe laat ik stop. Maar ik begrijp dat alleen het aantal uren noteren voldoende is?
Hoi Klaske,
ja dat voldoet. De begin- en eindstand moet je bijvoorbeeld wel registreren wanneer je je auto op de zaak rijdt, en je geen bijtelling wilt. Je moet dan aantonen dat je minder dan 500 prive km per jaar rijdt. Dat kun je alleen aantonen wanneer je per rit de begin- en eindstand registreert. Wanneer je de km noteert om 19 cent per gereden km op te voeren als kosten, dan voldoet het enkel noteren van de zakelijke ritten en de gereden km per rit. Voor het terugvragen van een deel van de btw moet je wel af en toe de eindstand noteren. Deze heb je nodig om de verhouding zakelijk / prive gereden km te berekenen.
Veel dank voor de urenregistratie! Ik ben in 2016 gestart en wil in 2017 gaan voor het urencriterium. Ik heb er twee vragen bij. Als je tijd steekt in iets waar je op termijn geld mee wilt verdienen (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een training), schrijf je die uren dan bij de directe of de indirecte uren? En: is het bijhouden van een agenda verplicht en hoe gedetailleerd moet die dan zijn? Ik werk voornamelijk op afstand voor klanten, dus veel afspraken staan er in mijn geval niet in.
Hoi Lonneke,
Graag gedaan.
In mijn optiek zijn directe uren echt alleen de uren waar je geld mee verdient. Dus niet de ontwikkeluren. Die zijn indirect. Het bijhouden van een agenda kan de fiscus je niet verplicht stellen. De fiscus wil wel kunnen controleren of je urenadministratie klopt. Ze zullen dan vragen naar je agenda. Daar staat in wat er in staat. Je hoeft daar geen dingen in te zetten die je anders ook niet zou vermelden. Er zijn nog meer controle mogelijkheden dan alleen de agenda.
Succes met je onderneming!
Groet Femke
Beste Femke,
Allereerst dank voor het beschikbaar stellen van de uren- en kmregistratie. Daar ga ik zeker gebruik van maken. Vanaf maart 2018 ben ik voornemens mijzelf als ZZP’er te verhuren.
Ik heb een aantal vragen dat ik aan je wil stellen. Het zou fijn zijn als je deze wil beantwoorden.
1) Je gaf, zie hieronder, aan dat je ook je digitale agenda 7 jaar moet bewaren. Is het bijhouden van een urenadministratie niet voldoende voor de fiscus?
Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda
Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda. Je bent namelijk verplicht om je agenda zeven jaar te bewaren (net zoals de rest van je administratie). Je kunt het je niet veroorloven je agenda kwijt te zijn wanneer je computer crasht (of zoiets)
2) Dien je alleen de zakelijke km’s per dag in het overzicht bij te houden? Ik denk dat het wel aangezien je op die manier EUR 0,19 aan je onderneming kan declareren.
3) In het overzicht geef je je startadres en de bestemming aan. Soms rij je op een dag heen en weer naar andere bestemmingen (zakelijk). Hoe kan je dat het best in het overzicht invullen?
Ik kijk ook even naar de trainingen voor ZZP’ers. Erg interessant.
Vriendelijke groet,
Jeroen
Hoi Jeroen,
Graag gedaan! En bedankt voor je geduld met het stellen van deze vragen (ik had per abuis de reactiemogelijkheid gesloten).
Succes straks met je bedrijf! Hierbij mijn antwoorden:
1. Een urenadm is niet voldoende. Je moet de uren kunnen bewijzen. Omdat de meeste mensen toch echt een agenda hebben waarin de uren staan, moet die agenda als bewijs overlegd kunnen worden. Er zijn ook andere bewijzen, denk aan facturen met een urenadm er achter. Als jij per jaar 1225 uur aantoonbaar factureert, heb je helemaal geen urenregistratie nodig. Aantonen en bewijzen, dat zijn de kernwoorden.
2. Ja, maar ieder antwoord heeft uitzonderingen. Lees voor een volledig antwoord op die vraag ook dit artikel: http://financienvoorzzpers.nl/wat-je-boekhouder-je-niet-vertelt-je-kunt-btw-terugvragen-wanneer-je-je-prive-auto-ook-zakelijk-rijdt/
3. Je vult de daadwerkelijke gereden route, of kortste route in.
Succes!
Ps – qua trainingen raad ik je echt aan de Winterschool (of straks de Summerschool) te doen. All in, laagdrempelig, super veel kennis en ondersteuning,niet te duur. Echt echt echt veel waarde voor je geld 😉
Hallo Femke,
Voor jou ook nog de allerbeste wensen en een mooi 2018!
Ik kan het volgende nergens terugvinden:
noteer je alleen hele uren?
En als je wel halve uren en kwartiertjes noteert, is een kwartier dan 0,25, een half uur 0,50 en drie kwartier 0,75?
Alvast dank voor het antwoord,
Tarunai
Hoi Tarunai,
Dank. En uiteraard kun je halve uren en kwartieren noteren. Zoals je het zegt, klopt.
Groet Femke