De klant betaalt de factuur écht niet; wat nu?

In de nieuwsbrief van vorige maand adviseerde ik je om al vér vóór het verstrijken van de betalingstermijn aandacht te besteden aan de betaling van je factuur. Lees hier wat je allemaal kunt doen om te zorgen dat je klant jouw factuur op tijd betaalt.
In deze nieuwsbrief ga ik verder in op het proces van debiteurenbeheer. Maar nu leg ik de nadruk op klanten die, ook na al jouw goede voorbereidingen en je vriendelijke herinnering, tóch de factuur niet betalen.

Herinnering
Een herinnering is meestal vriendelijk of neutraal van aard. Je checkt (schriftelijk of telefonisch) of de klant de factuur wel ontvangen heeft en of er wellicht een reden is dat de factuur nog open staat. Soms is een simpele actie (van jouw kant) voor de klant al voldoende om tot betaling over te gaan. Soms maak je een afspraak, bijvoorbeeld over betaling in termijnen of het crediteren van (een deel van) de factuur. Wanneer de klant niet met je in gesprek wil of gaat over de betaling van de factuur terwijl jij wél vindt dat je in je recht staat, dan is het vaak tijd voor de volgende stap: De aanmaning

Dossier
Voordat je over gaat tot het versturen van een aanmaning of het uit handen geven van je vordering aan een incasso-bureau, is het van belang dat je dossier op orde is. In het (digitale) dossier bewaar je documenten waarmee je in ieder geval onderstaande zaken kunt aantonen:

  • De klant heeft je algemene voorwaarden ontvangen en is hiermee akkoord gegaan
  • Er ligt een getekende overeenkomst aan de factuur ten grondslag
  • Je kunt aantonen dat levering heeft plaatsgevonden
  • Je hebt voldoende zekerheid dat de klant de factuur in goede orde heeft ontvangen
  • Er is correspondentie (of telefoonnotities) waaruit blijkt dat je geprobeerd hebt de factuur via de vriendelijke weg te innen.

Aanmaning
De aanmaning verstuur je alleen wanneer je er op een andere manier niet meer uitkomt en wanneer je dossier op orde is. Een aanmaning is een brief die je eventueel aangetekend kunt versturen. In de aanmaning zet je de feiten op een rijtje en geef je aan binnen hoeveel dagen de factuur betaalt dient te worden. Tot slot staat in de aanmaning welke actie je gaat nemen, mocht de factuur binnen de gestelde termijn niet voldaan zijn. Mogelijke acties zijn:

  • Je berekent wettelijke rente door
  • Je geeft de facuur uit handen aan een deurwaarder of incassobureau

Je moet overigens ook daadwerkelijk van plan zijn om deze actie te nemen. Wanneer je de actie enkel als dreigement in je aanmaning zet, kom je niet geloofwaardig over als je deze uiteindelijk niet ten uitvoer brengt. Een voorbeeld van een aanmaningsbrief staat bij de gratis downloads. Deze vind je hier. (Je ontvangt de link naar de gratis downloads na je aanmelding voor de nieuwsbrief).

Incasso
Wordt de factuur ook na je aanmaning niet betaald, dan kun je de factuur uit handen geven aan een incassobureau. Er zijn incasso-bureau’s mét en zonder deurwaarder. Een incassobureau zonder deurwaarder, heeft op zich geen extra bevoegdheden als jij. Maar het feit dat er ineens een andere naam boven het briefpapier staat, kan voor je klant wel reden zijn om de factuur te voldoen. Hij ziet dat jij niet van plan bent het er bij te laten zitten. De betaling van het incassobureau verloopt per bureau verschillend. Meestal zal het incasso-bureau proberen de incassokosten te verhalen op de debiteur. Lukt dit niet, dan gaat de rekening naar jou.

Deurwaarder
Een deurwaarder of een incassobureau met deurwaarder heeft wél extra bevoegdheden om je factuur te innen. Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure opstarten. Deze start met een dagvaarding. De klant kan in het verweer gaan tegen de dagvaarding. De rechter beslist of hij de zaak schriftelijk of mondeling wil afhandelen. Wanneer de rechter jou in het gelijk stelt, zal de debiteur opdraaien voor alle kosten. Wanneer je wint, komt de deurwaarder meestal in actie. Hij zal proberen het verschuldigde bedrag ook daadwerkelijk te innen.

Wettelijke rente
Wanneer de klant de factuur te laat betaalt, mag je wettelijke rente in rekening brengen. Het is hiervoor niet nodig om dit aan te kondigen in een herinnering of aanmaning. De wettelijke rente voor bedrijven is hoger dan die voor consumenten. Momenteel is de wettelijke rente voor bedrijven 7,75% en voor consumenten 3%. Hier check je de huidige wettelijke rente. Of je wettelijke rente in rekening brengt, is erg situatie-afhankelijk. Zou je bij iedere factuur die (iets) te laat betaalt wordt wettelijke rente in rekening brengen, dan is dit niet zo goed voor de relatie met de klant. Wanneer de klant aan de andere kant een (hoge) factuur veel te laat betaalt, dan kun je op een bepaald moment best overgaan tot doorberekenen van de wettelijke rente. Het kost jou namelijk écht geld als de klant de factuur te laat betaalt. Dat kun je hem best uitleggen en dat mag hij voelen. Wanneer je een factuur uit handen geeft, dan zal er over het algemeen altijd wettelijke rente in rekening worden gebracht.

Wettelijke betalingstermijn
Sinds maart 2013 heeft de overheid een wettelijke betalingstermijn vastgesteld. Dit klinkt mooier dan het is. Deze wet stelt dat bedrijven verplicht zijn de factuur binnen 30 dagen te voldoen als er geen andere afspraken zijn. Contractueel kan wel een langere of kortere betalingstermijn worden afgesproken. Een betaaltermijn langer dan 60 dagen mag alleen worden overeengekomen wanneer beide partijen hier geen nadeel aan ondervinden. De overheid moet de rekening binnen 30 dagen betalen. Ondernemers die zaken doen met de overheid of met bedrijven die vaak langer dan 60 dagen over de betaling van de factuur doen, kunnen baat hebben bij deze nieuwe wet.

Reacties?
Heb je een reactie op dit artikel of een vraag na aanleiding van dit artikel? Hieronder kun je je reactie of vraag achterlaten.

29 antwoorden
    • Femke
      Femke zegt:

      Hoi Walther,
      Dank voor je reactie.
      Bedoel je factoring? Factoring is een onderwerp op zich; maar heel in het kort:

      Factoring betekent inderdaad dat je de factuur ‘verkoopt’ aan een bedrijf. Meestal betreft dit niet één factuur, maar alle facturen die je verstuurt. Dit bedrijf (de factor) probeert dan de factuur te innen. Ze nemen vaak, maar dit is afhankelijk van de afspraken, het hele debiteurenbeheer uit handen. Je betaalt een percentage van het factuurbedrag. Het grote voordeel is dat jij je geld meestal binnen 3 dagen na het opmaken van de factuur in handen hebt. Dat is snél! Aan de andere kant is factoring vaak duur, en het is geen garantie voor betaling. Als het de factor niet lukt de factuur te innen, komt dit meestal voor jouw risico. Al kun je ook dit risico weer verkopen.

      Beantwoorden
      • Femke Hogema
        Femke Hogema zegt:

        dat moest ik even opzoeken 😉
        Hoezo is het doorverkopen van een factuur geld-aanbidding? Ik zie dat niet zo eerlijk gezegd. Bedrijven doen dat zodat ze eerder toegang hebben tot cashflow – niet omdat ze het aanbidden, maar omdat ze het nodig hebben om hun bedrijf te runnen. Er hangt overigens wel een (flink) prijskaartje aan…

        Beantwoorden
        • Vincent
          Vincent zegt:

          ja, en dat vind ik een kwalijke zaak van bijvoorbeeld KPN..
          je staat zo rood dat je niet meer kunt betalen..
          je krijgt een herinnering..
          je antwoord Bob Mols netjes..
          hij negeert je..
          Bob geeft het uit handen + €800,-
          de Koninklijke PTT Nederland..

          waanzin, werkelijk..

          Beantwoorden
  1. Alice Rowaan
    Alice Rowaan zegt:

    Hallo Femke,

    Dank je hartelijk voor je informatie. Ik wil er graag nog een mogelijkheid aan toevoegen. Gaat het om een belangrijke klant, waarmee je het contact graag zou willen behouden ivm toekomstige opdrachten, dan is zo’n niet-betaalde factuur natuurlijk een serieuze bedreiging voor de zakelijke relatie. Je zou dan, liefst in een vrij vroeg stadium, ook heel goed kunnen denken aan mediation, of aan conflictbemiddeling. Bij mediation kom je onder begeleiding van een mediator samen tot een oplossing en is de mediator volledig neutraal. Grote kans dat je na afloop van de mediation samen weer een toekomst hebt. Bij conflictbemiddeling is de begeleider er helemaal voor jouw belangen en ga je samen op gesprek.

    Beantwoorden
  2. Femke
    Femke zegt:

    Beste Werner,
    Wat een supervervelende situatie. Je hebt recht op je geld, je weet dat het ‘ergens’ is, maar je kunt er niet bijkomen. Het klinkt alsof Dhr. Krakauer dit slim heeft aangepakt door te zorgen dat er niks te halen is in de bv waar jij het bevel voor hebt. Wanneer je weet dat er wel geld is en dat hij de boel beduvelt, kun je wellicht een rechtszaak of kort geding starten, maar dit is echt een juridische vraag en ik kan je hier niet in adviseren. Ik denk dat de deurwaarder dit beter kan?
    succes! Femke

    Beantwoorden
  3. Michel
    Michel zegt:

    Beste Femke,

    Mijn klant (een schoolbestuur) heeft na twee schriftelijke herinneringen en telefonisch overleg van mij een aanmaning gekregen met rente en incassokosten (de betalingstermijn was inmiddels al drie maanden overschreden). Bij die laatste was de betalingstermijn nog maar 7 dagen.11 dagen later betaalden zij uiteindelijk het oorspronkelijke bedrag, maar niet de rente en incassokosten. Wettelijk heb ik hier wel recht op. Moet ik nu een nieuwe factuur sturen, waarbij een openstaand bedrag (totaal inclusief kosten minus het betaalde bedrag) staat? Waarschijnlijk gaan ze daar geen gehoor aan geven. Wat is de beste oplossing?

    Beantwoorden
  4. Maarten Bijleveld
    Maarten Bijleveld zegt:

    Beste Michel,

    Je kunt ze het beste aanmanen voor rente en incassokosten. Betalen ze niet dan zou je ze kunnen dagvaarden hiervoor, maar daar zitten nogal wat haken en ogen aan. Een bureau dat je daarvoor eventueel inschakelt zal immers ook kosten berekenen aan jou voor zijn of haar diensten en die kosten kunnen dan vaak niet op de debiteur worden verhaald.

    Incassokosten zijn bedoelt als schadevergoeding voor de schade die jij als ondernemer lijdt als gevolg van de wanbetaling. In de praktijk bestaat die schade uit de kosten die jij moet maken om een derde partij in te schakelen om betaling te verkrijgen. In dit geval heb je die schade niet geleden. Dus ook al heb je er wel recht op, in de praktijk kun je ze alleen maar zelf vriendelijk aanmanen.

    Een praktijkvoorbeeld: Ik kan de vordering voor je incasseren, alleen als het mij lukt zijn de incassokosten voor mij, dus dan schiet jij er niks mee op! Ik kan namelijk maar 1 keer kosten aan de debiteur in rekening brengen en die moet ik nu juist voor je incasso

    Beantwoorden
  5. Shelly Linssen
    Shelly Linssen zegt:

    Hoi!

    Ik werk als nederlands (als tweede taal) docent als zzper. De eigenaar verzuimt elke keer te betalen, en wacht minimaal een maand voordat hij betaald heeft na de verzending van mijn factuur. Als ik twee facturen stuur, betaalt hij er maar een, hij reageert niet op email met een verzoek tot betaling en vragen over zijn werkwijze. Ik ben het dus best wel beu! Nu heb ik een factuur van 2 november nog openstaan en een recentere van 6 december. Ik hanteer een betaaltermijn van twee weken. Echter heb ik geen algemene voorwaarden en geen getekende overeenkomst.

    Voor de factuur van 2 november heb ik denk ik al 2 of 3 maal een (herinnerings)mail gestuurd met de vraag of hij de factuur kan betalen. Geen reactie gehad. Ik wil dus meer actie ondernemen. Kan ik een nieuwe factuur maken met wettelijke rente & kosten? Moet ik daar een brief bij sturen? En welk betaaltermijn hanteer ik dan?

    De facturen gaan om relatief kleine bedragen (150 & 203 euro).

    ZOu het geweldig vinden als jullie mij op weg kunnen helpen!

    Vriendelijke groet,
    Shelly Linssen

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Shelly,
      Wat een supervervelende situatie. Mijn eerste advies is – zoek een nieuwe en fijne klant! Maar ik realiseer me dat dit niet altijd zo eenvoudig is. Het is denk ik ook een belangrijk leerpunt om bij klanten weldegelijk een goed contract en goede algemene voorwaarden te hebben. Maar; je hebt ook wettelijke rechten. Zo is het in de wet bepaald dat als er geen contractuele betalingstermijn is afgesproken, de klant binnen 30 dagen moet betalen. Na verstrijken van die termijn mag je wettelijke rente berekenen. Die is momenteel 8%. De rente bereken je vanaf dat die 30 dagen zijn verlopen. Je hoeft niet van tevoren een aanmaning te sturen, maar ik raad je dat wel aan. Mijn ervaring is dat het sturen van een (schriftelijke) laatste herinnering of daarna zelfs aanmaning vaak helpt. Tot slot kun je een incassobureau een factuur laten sturen. Daar zijn nog niet meteen (veel) kosten aan verbonden en omdat hun naam er boven staat, komt het stevig over. Ik kan je Maarten Bijleveld van Incassoplein aanraden.
      Succes Shelly!
      Groet Femke

      Beantwoorden
  6. Karel
    Karel zegt:

    Ik blijf het lastig vinden. Een incasso bureau inschakelen is altijd een mogelijke optie. Maar hoe behoud je de balans tussen je centen innen en een goede klantrelatie behouden? Best een uitdaging.

    Beantwoorden
  7. Kiki Wals
    Kiki Wals zegt:

    Een klant van mijn broer wil niet betalen en we denken dat het best zal zijn om een incassobureau in te schakelen. En persoonlijk vind ik dat het beter is als we een bureau met een deurwaarder zullen vinden omdat hij een gerechtelijke procedure kan opstarten. Hopelijk komt alles goed en we terugbetaald worden.

    Beantwoorden
  8. Mariëlle Druus
    Mariëlle Druus zegt:

    Hallo,

    Ik heb mijn bedrijf 3 jaar geleden van de hand gedaan maar er zijn nog steeds klanten die hun rekening niet betaald hebben. Waaronder een klant die een rekening van 20.000+ heeft openstaan. Na herhaaldelijk schriftelijk het verzoek te hebben gekregen om te betalen heb ik er uiteindelijk een incassobureau opgezet. Dit bureau werkte onder het mom “No cure, No pay”. Helaas stond de betreffende klant een aantal weken later met een wapen in mijn kantoor met de mededeling dat er nooit betaald zou worden en als ik erover door zou blijven gaan, ik het niet zou navertellen. Ook het incassobureau had al snel in de gaten dat het erg gevaarlijke mensen waren en hebben uit angst de opdracht terug gegeven.

    Wat kan ik nu in godsnaam nog doen om mijn geld terug te krijgen zonder dat ik hoef te vrezen voor mijn leven?

    Beantwoorden
  9. Kiki Wals
    Kiki Wals zegt:

    Ik wist niet dat er een wettelijke betalingstermijn is die door de overheid vastgelegd is. Ik heb een klant die niet wil betalen, en twee schriftelijke herinneringen en telefonisch overleg hielpen niet. Ik geloof dat het tijd is om professionele hulp in te schakelen. Misschien dan krijg ik mijn geld terug.

    Beantwoorden
  10. Remko
    Remko zegt:

    Inmiddels zit ik al in het deurwaarderstraject met een niet-betalende klant. De klant heeft zijn bedrijfsrekening op 0 euro gezet (bankbeslag onmogelijk) en hij verdient nu zwart bij (ben ik achter gekomen). Een ontzettend narcistisch persoon helaas die mij geen cent gunt en dit wel jaren door gaat zetten. Welke stap kan er nog genomen worden? Het gaat om 3k en merk dat het incassobedrijf niet heel warm loopt.

    Beantwoorden
  11. Hessie
    Hessie zegt:

    Om de administratie op orde te maken/houden voor de belasting werd me het volgende verteld: Een credit-factuur maken voor het nog openstaande bedrag en de herinneringen en aanmaningen bijvoegen in de administratie. Je bent voor de belasting verplicht herinneringen en aanmaningen te sturen om aan te tonen dat je er achter aan gezeten hebt. Ook als je aan je water voelt dat je het geld niet gaat krijgen. Je bent goddank niet verplicht om ook nog een duur incassoburo in te huren. En de volgende keer een pro-forma factuur sturen totdat alles netjes betaald is en dán pas de officiele factuur sturen. Op die manier kan de wanbetaler jouw factuur niet gebruiken om belasting af te trekken en heb jij een stok(je) achter de deur: eerst betalen dan pas de factuur. En heb jij dit administratie-gezeik achteraf niet en kan je je verlies nemen en je wonden likken. En ervan leren.

    Beantwoorden

Trackbacks & Pingbacks

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*