Gratis uren- en kilometerregistratie 2016!

Dat je als ZZP’er je uren moet registreren is bij de meeste ZZP’ers wel bekend. Maar welke uren nu precies wel en niet meetellen, hoe je ze moet registreren, hoe het zit als je halverwege het jaar start, waarvoor je precies je kilometers moet bijhouden etc., dat is niet bij iedereen bekend.  In dit artikel vertel ik je alle ins- en outs van de uren- en kilometerregistratie. En ik vertel je hoe je jouw handige template gratis bemachtigt!

Waarom uren registreren?

Zzp’ers met een eenmanszaak komen in aanmerking voor allerhande fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Door al die aftrekposten betaal je over de eerste € 20.000 winst (globaal) geen inkomstenbelasting. Dat is serieus geld! Maar, je komt daar niet zomaar voor in aanmerking. Je komt alleen maar in aanmerking voor deze (en andere) aftrekposten wanneer je gezien wordt als “ondernemer. Of je ondernemer bent, beoordeelt de fiscus achteraf aan de hand van een aantal kenmerken zoals zelfstandigheid, aantal opdrachtgevers, investeer je in je onderneming, zichtbaarheid en tijdsinvestering. Een harde eis is daarbij dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan het feitelijk voeren van je onderneming. De ureneis is dus een harde eis om in aanmerking te komen voor diverse fiscale voordelen!

Ik heb een agenda, is dat niet genoeg?

Ja en nee. Je moet aantoonbaar kunnen maken dat je voldoet aan de urennorm en de Belastingdienst moet dat (bij een eventuele controle) kunnen checken. Je kunt bij een controle niet de agenda’s van de afgelopen zeven jaar aan de inspecteur voorleggen en verwachten dat hij zelf met een rekenmachientje gaat zitten tellen. Je zult de uren dus (bij een eventuele controle) zodanig moeten aanleveren dat ze controleerbaar zijn. Excel is dan bijvoorbeeld erg handig. Verderop in dit artikel vertel ik meer over de verschillende tools.

Welke uren tellen mee?

Alle uren die jij maakt ten behoeve van je onderneming tellen mee. Zowel de declarabele (facturabele) uren als de niet-declarabele uren. Het lezen van dit artikel valt bijvoorbeeld ook onder de urennorm. Net zoals het volgen van een training ten behoeve van je onderneming, het reizen naar een klant, het bezoeken van een netwerkbijeenkomst en het ontwikkelen van een nieuw product. Uren die een te groot privé voordeel hebben, vallen niet onder de urennorm. Zo kun je sport-uren bijvoorbeeld niet schrijven. Ook niet als je moet sporten om fit te blijven. Als je personal trainer bent is het overigens wel verdedigbaar dat sport-uren onder de urennorm vallen!

Als ik halverwege het jaar start, hoef ik dan maar 600 uur te maken?

Nee, helaas niet. De urennorm is een jaarnorm. Als je in juli start met je onderneming moet je nog steeds 1.225 uur maken om in aanmerking te komen voor de urennorm. De vraag is alleen hoe erg het is wanneer je het eerste jaar niet aan de urennorm komt. Wanneer je geen of erg weinig winst maakt, voegen die aftrekposten niet zoveel toe. Alleen wanneer je in dat half jaar alsnog hoge winsten behaalt, is het aan te raden om echt alle uren te schrijven in de hoop dat je alsnog aan de 1.225 komt.

Er is maar één uitzondering op de urennorm: als je zwanger bent, mag je de niet gewerkte uren over twaalf weken wél schrijven.

Hoe gedetailleerd moet ik zijn?

De Belastingdienst is daar niet heel specifiek in. We weten dat het niet is toegestaan om wekelijks ‘vaste’ uren te registreren. Je kunt bijvoorbeeld niet zeggen dat je iedere dag 1 uur kwijt bent met mailen en dat je daarmee de eerste 365 uur al ‘binnen hebt’. Je moet de echte uren per dag registreren. Uiteraard hoef je ook niet met een stopwatch iedere activiteit te klokken. Drie of vier ‘items’ per dag voldoen vaak. Wanneer ik een kantoordag heb, staat er in mijn urenregistratie bijvoorbeeld: Klanten bellen – 3 uur, Nieuwsbrief schrijven – 2 uur, Webinar voorbereiden – 3 uur.

Hoe en waar registreer ik de uren?

De uren kun je bijvoorbeeld in excel registreren. Ik stel al sinds 2011 een uren- en kilometerregistratie beschikbaar die al duizenden keren is gedownload. Wanneer je je aanmeld voor mijn nieuwsbrief (rechts bovenaan deze pagina) ontvang je direct een link naar de uren- en kilometerregistratie. Ontvang je mijn nieuwsbrief al? Dan heb je hem 4 januari jl. via de mail ontvangen.

Hoe zit het met de kilometers?

Wanneer je je privé auto ook zakelijk rijdt, dan mag je 19 cent per zakelijk gereden kilometer opvoeren als kosten. Daardoor druk je de winst en betaal je minder belasting. (Overigens mag je ook 19 cent per kilometer opvoeren wanneer je op de fiets gaat). Die 19 cent per kilometer dekt in principe alle kosten. Denk daarbij aan brandstof, parkeren en de wasstraat. Je mag dus niet de tankbonnen opvoeren als kosten. Wanneer je je privé auto ook zakelijk rijdt, mag je zelfs een deel van de privé betaalde btw op brandstof en onderhoud terugvragen. In het artikel: Wat je boekhouder je niet vertelt, leg ik precies uit hoe dat werkt.

Ik vind het allemaal maar een hoop gedoe

Tja, dat vind ik eerlijk gezegd ook. Misschien helpt dit:

Het bijhouden van je uren is verplicht. Als je je uren niet bijhoudt en je krijgt een controle, kan dat je zo meer dan € 10.000 aan aftrekposten schelen. Dat is niet misselijk. Wanneer je eens per week je uren- en kilometerregistratie bijwerkt, kost het je ongeveer 5 minuten per week. Dat is te overzien (en het is een stuk aantrekkelijker dan dat je aan het einde van het jaar een halve dag aan het ploeteren bent). Prik een vast moment in de week waarop je je registratie bijwerkt. Dan valt het best mee.
De kilometerregistratie bijhouden levert gewoon direct harde euro’s op! Stel dat je 10.000 kilometer per jaar zakelijk rijdt; dat creëert een aftrekpost van € 1.900. Dat levert je (afhankelijk van de hoogte van je inkomen) zó € 800 netto op. Dat zou ik niet laten lopen!

Praktische tips:

Om het je allemaal wat makkelijker te maken heb ik een paar praktische en handige tips voor je:

Gratis uren- en kilometerregistratie:

Wanneer je je aanmeldt op mijn nieuwsbrief (rechtsbovenaan deze pagina) dan ontvang je direct helemaal gratis een superhandige template voor je uren- en kilometerregistratie! (Ben je al lid van mijn nieuwsbrief? Dan heb je hem 4 januari 2016 automatisch in je mailbox ontvangen).

Maak jaarlijks een pdf van je digitale agenda

Heb je een digitale agenda? Zorg dan dat je minimaal eens per jaar een download maakt (bijvoorbeeld als pdf bestand) van je agenda. Je bent namelijk verplicht om je agenda zeven jaar te bewaren (net zoals de rest van je administratie). Je kunt het je niet verloorloven je agenda kwijt te zijn wanneer je computer crasht (of zoiets)

Hou je administratie regelmatig bij

Plan een vast moment in je agenda waarop je je uren- en kilometerregistratie bijwerkt. Niets zo vervelend als eens per jaar een halve (of hele) dag je uren en kilometers van het hele jaar in excel te zetten… Wanneer je je administratie wekelijks bijhoudt, kost het maar een paar minuten per week.

NB: Op dit artikel zijn geen reacties meer mogelijk