Algemene voorwaarden: Hoe je zorgt dat ze leesbaar en nuttig zijn

Algemene voorwaarden hebben geen goede naam. De meeste algemene voorwaarden hebben namelijk een aantal irritante eigenschappen:

• Ze zijn vele (soms honderden!) pagina’s lang
• Ze zijn in onbegrijpelijke en juridische taal geschreven
• Ze lijken niet bedoeld om te lezen, en ze worden dus nooit gelezen

Facebook stond niet zo lang geleden uitgebeid in de aandacht omdat de algemene voorwaarden veranderd waren. Tientallen juristen en geïntereseerden legden in evenzoveel blogs en artikels uit wát er nu eigenlijk stond in die voorwaarden, en dat we ons dús geen zorgen (of juist heel veel zorgen…) moesten maken.

Dat kan toch niet de bedoeling zijn…..

Algemene voorwaarden zijn eigenlijk een prachtig instrument. Ook voor jou!
Daarom gaat dit artikel over algemene voorwaarden, en hoe jij ze kunt inzetten!

Waarom algemene voorwaarden:
Het belangrijkste kenmerk van algemene voorwaarden is dat je ze eenmalig opstelt en dat ze (als je ze op de juiste manier en op het juiste moment aan je zakenpartner geeft) op al je zakelijke overeenkomsten van toepassing zijn. Je hoeft dus maar één keer na te denken over je annuleringsvoorwaarden, je betalingstermijn, je aansprakelijkheid, je intellectuele eigendom etc. Algemene voorwaarden zijn ook essentieel wanneer je diensten of producten verkoopt, zonder dat daar iedere keer een contract aan ten grondslag ligt. Denk bijvoorbeeld aan de verkoop via een webshop of de verkoop aan consumenten.

Ondernemen betekent dat je je professioneel opstelt en dat je verstandig handelt. Het vastleggen van afspraken hoort daar bij! – Tweet this

Wat staat er in de algemene voorwaarden:
In de algemene voorwaarden staan zaken die op al je zakelijke overeenkomsten van toepassing zijn. Het verschilt uiteraard per dienst, product, branche en bedrijf wat er precies in de algemene voorwaarden staat. Onderwerpen waar je aan kunt denken zijn:
Overeenkomst: Wanneer is er sprake van een overeenkomst?
Ontbinding: Kan de klant de overeenkomst ontbinden (annuleren)? En zo ja onder welke voorwaarden?
Betaling: Wat is de betalingstermijn? En wat doe je wanneer de betaling niet op tijd binnen is?
Eigendomsvoorbehoud / Pandrecht: Dit zijn manieren om zekerheid te krijgen ten aanzien van de betaling van goederen.
Aansprakelijkheid: Wie is er aansprakelijk voor schade aan materiële zaken of gemaakte fouten?
Intellectueel eigendom: Je kunt vastleggen dat jij eigenaar bent van teksten, beelden of andere zaken die jij hebt bedacht.
Garantie: Geef je extra garantie bovenop de wettelijke garantie?
Geheimhouding: Je kunt vastleggen wat er allemaal onder je geheimhoudingsplicht valt.
Afwikkeling van geschillen: Je legt vast welk recht van toepassing is.

Hoe zorg je dat ze geldig zijn:
Algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je ze vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de klant verstrekt. Het heeft dus geen zin om de algemene voorwaarden op je website te zetten en het er verder nooit over te hebben. Je mag ook niet volstaan met een mededeling in het contract dat de algemene voorwaarden op de website staan. Je moet ze echt verstrekken (lees: toesturen). Algemene voorwaarden mogen verder niet onredelijk bezwarend zijn. Ze moeten redelijk en begrijpelijk zijn. De wetgever beschermt daarbij de consument extra. Als je zaken doet met consumenten moet je je aan meer regels houden dan wanneer je zaken doet met bedrijven.

Hoe zorg je dat ze leesbaar zijn:
Besteed aandacht aan de inhoud (wát wil je vastleggen) en aan de vorm (hoe ziet het er uit). Denk bij de vorm aan de lengte een het taalgebruik. Algemene voorwaarden zijn vaak erg lang en ingewikkeld. Juristen proberen te bereiken dat alles is afgedekt en dat er nooit discussie kan ontstaan. Het nadeel hiervan is dat deze lappen tekst nooit worden gelezen. Het is de uitdaging om de balans te vinden tussen leesbaarheid en volledigheid. Mijn eigen algemene voorwaarden zijn net zo goed leesbaar als dit artikel. Ik heb bewust gekozen voor heldere en bondige algemene voorwaarden. Zodat ze hun nut dienen; het helder maken van de afspraken die ik met mijn klanten maak. Ik neem voor lief dat mijn algemene voorwaarden niet alles afdekken.

Wie stelt de algemene voorwaarden op:
Je kunt de algemene voorwaarden zelf opstellen, je kunt ze laten maken door een jurist, of je maakt ze zelf waarna je ze laat controleren door een jurist. Welke weg je ook bewandelt, je doet er goed aan om vooraf vast te stellen wat je echt belangrijk vind en wat je wilt vastleggen:
– Waar ben je tot nu toe al tegenaangelopen bij het zakendoen?
– Welke zakelijke risico’s loop je?
– Zijn er zaken die je altijd in het contract zet, maar die zo algemeen zijn dat je ze ook in je algemene voorwaarden zou kunnen vastleggen?

Een jurist die ik je kan aanbevelen is Charlotte Meindersma van CharlottesLaw. Ze heeft de juridische hoofdstukken uit mijn boek ‘Financien voor ZZP’ers’ voor me gelezen (en gecorrigeerd waar nodig). Charlotte praat in heldere taal over complexe juridische onderwerpen. Je begrijpt dat ik fan ben 😉 Je kunt Charlotte een mail sturen als je wilt weten wat ze voor je kan betekenen.