Deze BTW-tip krijg je van je boekhouder niet

Deze BTW-tip krijg je van je boekhouder niet (en hij kan je vanaf NU honderden euro’s opleveren)

Al honderden ondernemers hebben honderden euro’s bespaard door één simpele tip: ‘Bewaar je brandstof- en onderhoudsbonnen en vraag een deel van de btw terug’. En bíjna altijd vragen ondernemers mij: “Waarom heeft mijn boekhouder me dit niet verteld?” Eerlijk gezegd; ik heb geen idee! Zouden sommige boekhouders het niet weten? Ik ben er bang voor. Maar dat is wel zonde; want met een uurtje per jaar kan iedere zzp’er die zijn privé-auto ook zakelijk gebruikt zó een paar honderd euro besparen.

Hoe? Lees snel verder:

Je kunt honderden euro’s besparen door één simpele tip:
Bewaar je brandstof- en onderhoudsbonnen en vraag een deel van de btw terug.
Dit is hem. Dé tip! Hij geldt voor iedereen die met zijn privé auto ook zakelijke ritjes maakt.

Dit is de regel:
Je mag de btw op onderhoud, reparatie en brandstof procentueel (percentage zakelijk gebruik ten opzichte van totaalgebruik) terugvragen. Dat je 19 cent per zakelijk gereden km mag declareren bij je bedrijf, dat weten de meeste ondernemers wel. Daarmee dek je de zakelijke kosten. Maar dat je daarnaast óók een deel van de betaalde btw mag terugvragen; dat is een grote onbekende! Zonde, want het levert met weinig moeite veel op! Hier lees je wat de belastingdienst erover zegt. Let op: Je dient dit per kwartaal te doen en Woon-werkverkeer (van je woonplaats naar een vast werkadres) vallen voor de btw onder privé-gebruik.

Een voorbeeld:
Je rijdt met je auto in het derde kwartaal van 2016 15.000 kilometer. Uit je uren- en km administratie blijkt dat je 9.000 zakelijke kilometers hebt gereden. 9.000 gedeeld door 15.000 is 60%.
Alle bonnen van de garage en de benzinepompen heb je bewaard. Daaruit blijkt dat je in totaal in dat kwartaal € 125 aan btw hebt betaald. 60% van € 125 is € 75. Die € 75 vraag je dat betreffende kwartaal terug bij de belastingdienst. Dat is in een kwartiertje werk snel verdiend!

Zo werkt het:

  • Noteer aan het begin én einde van een kwartaal de kilometerstand van de auto
  • Hou je zakelijke kilometers bij
  • Bewaar alle garage- en brandstofbonnen van dat kwartaal
  • Bereken aan het einde van het kwartaal hoe groot het percentage zakelijke kilometers t.o.v. het totaal aantal met de auto gereden kilometers bedraagt
  • Bereken aan de hand van de bonnen hoeveel btw je betaald hebt over onderhoud en brandstof
  • Vermenigvuldig het betaalde btw bedrag met het berekende percentage
  • Vraag het berekende bedrag terug via de btw-aangifte van dat kwartaal (5B voorbelasting in het aangifteformulier)
  • Aan het einde van het jaar bereken je de totale aftrek over het hele jaar, en vraag je het restant (aftrek over het hele jaar minus de reeds aangegeven kwartaalaftrekken) terug. Anders zou de verhouding scheef kunnen gaan liggen.

Blij mee?
Wil je dit bericht delen in je netwerk? Dat kan met behulp van onderstaande buttons. Dan maak je mij ook blij!

Heb je vragen of opmerkingen, reageer dan hieronder, dan denk ik met je mee.

38 antwoorden
  1. Frank Jenniskens
    Frank Jenniskens zegt:

    Hoi Femke,

    Goed dat je dit onder de aandacht brengt van veel mensen. Valt me op dat veel klanten van me dit niet weten.
    Een vraag en aanvullende tip:
    De vraag: klopt het dat bij benzine de belastingdienst wel wil dat het via je zakelijke rekening betaald wordt, want je kunt wel bonnetjes van de hele buurt ingezameld hebben ?

    Tip: volgens mij is er een alternatief die voor sommigen veel gunstiger uitpakt:
    Je betaalt alle benzine en onderhoudsbonnetjes zakelijk. Trekt in de boekouding de volledige btw af (niet het excl. btw deel, want dat zit al in de 0,19 per km-vergoeding). In het 4e kwartaal corrigeer je dan 1,5% van de cataloguswaarde (incl BTW en BPM) bij de BTW-aangifte als compensatie voor het privé gebruik. Zie: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aftrekken/btw_en_de_auto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Frank,
      Dank voor je aanvullingen!
      Het klopt dat je het bedrag via de pin moet betalen! Anders kun je inderdaad gewoon bonnetjes rapen 😉
      Via de prive rekening kan ook – als het maar te checken is.
      1,5% catalogus waarde mag idd ook. Dat heeft als voordeel dat je geen km hoeft te registreren. Maar je moet aardig wat km maken voordat het voordelig is lijkt mij.

      Beantwoorden
      • Frank Jenniskens
        Frank Jenniskens zegt:

        Hi Femke, dank voor je reactie. Die 1,5% kan heel interessant zijn voor mensen die relatief weinig zakelijke km’s rijden of voor mensen die veel “vrijgestelde” omzet hebben voor de btw. Want bij die regeling is onafhankelijk van het aantal zakelijk gereden km’s.

        Beantwoorden
      • Jip
        Jip zegt:

        Hallo Femke,

        Zoals ik het begrijp telt deze regel mbt aftrekken van de BTW alleen wanneer je geen vrijgestelde omzet hebt toch?

        Alvast bedankt!
        Hartelijke groet, Jip

        Beantwoorden
  2. Marjolijn
    Marjolijn zegt:

    Hoi Femke,
    Ik wist het wel, maar ik wist niet dat je dit per kwartaal moet doen. Dus netjes bonnetjes bewaard van het hele jaar, maar niet voor de eerste 2 kwartalen geregeld dus. Wat nu?
    Groet Marjolijn

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Gewoon aan het einde van het jaar doen Marjolijn. Officieel moet het per kwartaal – als je kwartaalaangifte doet. Maar je doet de belastingdienst niet tekort maar jezelf. Je vraagt pas na 1 jaar de btw terug waar je al eerder recht op had. Dus daar zal geen probleem van worden gemaakt is mijn inschatting. Als je het helemaal volgens de regels wilt doen, doe je het vanaf januari 2017 per kwartaal.

      Beantwoorden
        • Femke Hogema
          Femke Hogema zegt:

          Hoi Ingeborg,
          Het staat ook niet op de website dat het per kwartaal moet. Ik heb het wel twee keer bevestigd gekregen bij de belastingtelefoon. Maar ik zal proberen een officiele uitspraak te bemachtigen! Er zijn veel vragen over 😉
          Je hoort van me,
          Groet Femke

          Beantwoorden
        • Femke Hogema
          Femke Hogema zegt:

          Hoi Ingeborg,
          Ik heb net gebeld met Henriette Meulenbroeks van de belastingtelefoon. Ze heeft wederom bevestigd (ik had die bevestiging al enkele malen eerder gekregen) dat het per kwartaal moet. Dat staat nergens specifiek vermeld, maar deze regel volgt de algemene regel dat je de btw moet terugvragen in het kwartaal waarin je de kosten hebt gemaakt.
          Ze geeft daarbij wel aan dat je aan het einde van het jaar een correctie moet maken zodat er uiteindelijk gekeken wordt naar de verhouding in een heel jaar, en niet in een heel kwartaal. Is het zo voldoende helder?
          Groet Femke

          Beantwoorden
  3. Wim Austmann
    Wim Austmann zegt:

    Beste Femke,
    Als zelfstandig directiechauffeur rijd ik heel veel kilometers in mijn privéauto van mijn woonadres naar de verschillende zakelijke klanten. Een snelle berekening leerde mij dat ik per jaar ongeveer € 120,– kan “besparen”. Dank voor deze tip ! (die mijn boekhoudster overigens ook niet kende)

    Beantwoorden
  4. Geraldine
    Geraldine zegt:

    Hallo Femke,

    Naar mijn mening moet je daarvoor een sluitende kilometeradministratie bijhouden, hetgeen betekent dat er per gereden rit (zowel privé als zakelijk) een begin- en eindstand moet worden genoteerd en niet per kwartaal. Daarnaast vraag ik mij af of die verdeling privé/zakelijk wel geldt per kwartaal, want dat kan met bijvoorbeeld een hoge onderhoudsrekening in de vakantiemaanden een heel vertekend beeld opleveren. Is er informatie van de belastingdienst waarin bovengenoemde tips bevestigd worden? Op de website van de belastingdienst zelf in elk geval niet.

    Alvast bedankt voor je reactie.

    Mvg Geraldine

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Beste Geraldine,
      Je hoeft geen sluitende kilometeradministratie bij te houden.
      Ik ben het met je eens dat het per jaar een zuiverder beeld geeft – de belastingdienst stelt alleen dat je, wanneer je btw-plichtig bent per kwartaal, dit per kwartaal moet doen. Ik zal eens kijken of ik hier een formele bevestiging van kan krijgen – want ik heb dit tot nu toe alleen telefonisch bevestigd gekregen.
      Groet Femke

      Beantwoorden
      • Geraldine
        Geraldine zegt:

        Hartelijk bedankt voor je reactie. Zou je dan ook formeel bevestigd kunnen krijgen dat je hiervoor geen sluitende kilometeradministratie bij hoeft te houden? Want de site van de belastingdienst impliceert echt wat anders.

        Alvast bedankt,
        Geraldine

        Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Geraldine,
      Ik heb net gebeld met Henriette Meulenbroeks van de belastingtelefoon. Ze heeft wederom bevestigd (ik had die bevestiging al enkele malen eerder gekregen) dat het per kwartaal moet. Dat staat nergens specifiek vermeld, maar deze regel volgt de algemene regel dat je de btw moet terugvragen in het kwartaal waarin je de kosten hebt gemaakt.
      Ze geeft daarbij wel aan dat je aan het einde van het jaar een correctie moet maken zodat er uiteindelijk gekeken wordt naar de verhouding in een heel jaar, en niet in een heel kwartaal. Is het zo voldoende helder?
      Groet Femke

      Beantwoorden
  5. Geraldine
    Geraldine zegt:

    Dankjewel Femke,

    Het gedeelte over het kwartaal en het jaar is mij geheel duidelijk. Nu alleen nog de kwestie van de sluitende kilometeradministratie.

    Mag
    Geraldine

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Geraldine,

      Het is binnen deze regeling gebruikelijk om te werken met een begin en eindstand per maand en alleen de zakelijke ritten te registreren.
      Dit staat niet op de website van de belastingdienst – maar mijn vele telefoontjes met de belastingdienst over dit onderwerp de afgelopen jaren hebben keer op keer bevestigt dat dit de juiste manier is.
      Als je hier een bindende uitspraak over wilt, kan dat alleen door een brief te schrijven naar de inspecteur van de belastingdienst in jouw regio. De inspecteur geeft je dan een persoonlijke (alleen voor jouw situatie geldende) uitspraak. Makkelijker kunnen ze het niet maken…

      Groet Femke

      Beantwoorden
  6. Anne
    Anne zegt:

    Nog even een vraag over woon-werk verkeer als ondernemer. Woon-werkverkeer valt, voor wat betreft de BTW, onder privé gebruik. Die regel is op zich duidelijk.
    Ik als ZZP’-er rijd elke dag van huis naar de klant. Mijn thuis adres is ook mijn zakelijke adres (inschrijving KVK). Ben ik nou heel creatief als ik op mijn beurt zeg dat al mijn verkeer (van mijn thuisadres naar de klant) voor de BTW zakelijke ritten zijn? Immers mijn “kantoor” is aan huis.

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Anne,
      Ik denk dat dat te creatief is inderdaad 😉 Ik weet het niet 100% zeker, maar volgens mij is het zo dat wanneer je regelmatig, gedurende langere tijd, naar een en het zelfde adres rijdt, dat dat gezien wordt als woon-werk verkeer,

      groet Femke

      Beantwoorden
      • Robert
        Robert zegt:

        Hoi Femke,
        Lijkt er sterk op. Nu nog de boekhouder overtuigen. Hij schreef:
        “Strikte voorwaarde is een sluitende kilometerregistratie van 01-01 tot en met 31-12. Voor jou is het niet mogelijk denk ik omdat er reeds onkosten en reiskosten zijn berekend iedere maand.”
        Dit gaat veel verder dan de km stand begin en einde maand / kwartaal waar jij het over hebt. Juist door de reiskosten (km-vergoeding) zou het dus wel kunnen. De standen per maand / kwartaal heb ik. Daarnaast heb ik ook de bonnen en heb ik ook, door de maandelijkse declaraties, een overzicht van mijn zakelijke km’s.

        Beantwoorden
        • Femke Hogema
          Femke Hogema zegt:

          Een sluitende km administratie is echt niet nodig. Daar is al heel veel over gesproken – zie eerdere comments. Ik heb daarover bij de belastingdienst meerdere keren navraag gedaan. Hoeft geen sluitende rittenadm te zijn. De standen zoals ik beschrijf voldoen.
          De onkosten en reiskosten zijn kosten, dat heeft niets met de btw te maken. Iets om verder uit te zoeken idd! Zou je zomaar een paarhonderd euro per jaar kunnen opleveren 🙂 Ik ben er dol op als mensen na een artikel van mij geld verdienen 🙂
          grt Femke

          Beantwoorden
          • Robert
            Robert zegt:

            Ik fiets regelmatig naar afspraken aan het strand, of in het dorp. De 0,19 per kilometer geldt ook voor fietskilometers.
            Vanochtend bij mijn facturen aan het opruimen, zie ik een rekening van onderhoud / reparatie van mijn fiets. Moest direct aan deze blog denken 😉
            Geldt de btw teruggave ook voor de onderhoudskosten van mijn fiets?

          • Femke Hogema
            Femke Hogema zegt:

            Goede vraag Robert! Het klopt inderdaad dat de 19 cent per kilometer ook geldt voor fiets kilometers. Maar of dat met de btw ook geldt weet ik niet! Aan de ene kant denk ik: Vast wel, want waarom zou dat bij de fiets anders zijn, aan de andere kant heb ik er werkelijk nog nooit van gehoord, dat het zou kunnen…. Ik denk dat je het beste even de belastingtelefoon kunt bellen. Laat je me horen wat ze zeggen?

  7. Sandra
    Sandra zegt:

    Beste Femke,
    Bedankt voor de informatie. Ik heb je artikel net ook gedeeld via LinkedIn 🙂

    Inmiddels is 2016 al afgesloten voor de BTW en ben ik de jaarstukken aan het opmaken.
    Voor reiskosten die ik per OV maak voer ik altijd de werkelijke kosten op in mijn administratie (-6% die ik terugvraag bij de aangifte van de BTW). Is dat juist of geldt hier ook dat ik uit zou moeten gaan van 0,19 Euro per km ?
    En voor autokosten denk ik nu inderdaad dat ik een foutje heb gemaakt: heb gewoon het gehele bedrag dat ik bij de klant op de factuur in rekening heb gebracht (0,35 Euro/km) ook afgetrokken als kosten (het is voor het eerst dat deze klant zoveel reiskostenvergoeding geeft, tot nu toe was dat 0,19 Euro/km, maar ik heb natuurlijk een extra vergoeding niet geweigerd). Dat moet dan bij de kosten waarschijnlijk 0,19 Euro zijn ?

    Alvast bedankt voor je reactie.

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Sandra,
      Voor het OV gaat het idd goed zo.
      Je brengt de werkelijke kosten (treinkaarte) in rekening en je trekt de btw (6%) af.
      Maar voor de autokosten ben je iets te gul geweest naar jezelf 😉
      Je voert 0.35 op als opbrengst. Dat is belast.
      Daarnaast voer je 19 cent op als kosten. 19 cent is het maximale bedrag wat je af mag trekken per km.
      Groet Femke

      Beantwoorden
  8. Koen
    Koen zegt:

    Beste Femke,

    Na het uitvoerig lezen over een hoop regelingen en enkele telefoontjes aan de belastingtelefoon dacht ik goed voorbereid te zijn toen ik in januari begon als zzp-er. Nu het einde van het jaar nabij is wilde ik er toch nog even zeker van zijn dat ik de 0,19 cent/km als kosten moet opvoeren bij het aangeven van mijn inkomstenbelasting. (Dat ik dus voor de aangifte btw 4e kwartaal geen rekening hoefde te houden met mijn prive-auto – zakelijke km.) Dat heb ik goed begrepen volgens mij maar ik kom tot de conclusie dat ik ook de btw terug had kunnen/kan vragen. Ook lijkt het voor mij dat ik al te laat ben en ook niet alle nodige gegevens bewaard heb.

    Ik heb bijgehouden:
    – Beginstand km
    – De gereden zakelijke km (als schilder zijn mijn klanten geen woon/werkverkeer als ik het goed begrijp?)
    – De bonnetjes van de garage (dus niet de tankbonnen 🙁 wat ik wel had moeten doen volgens mij?)

    Begrijp ik het goed dat ik dus de tankbonnen had moeten bewaren?
    De bon van de garage is van maart, kan ik deze nog aangeven in het 4e kwartaal ?
    Had ik de bon van de garage (en ook het tanken) zakelijk moeten betalen om in aanmerking te komen voor btw teruggave ? (Ik heb dit namelijk van mijn privé rekening betaald)

    Heel erg bedankt voor dit artikel en alvast voor je reactie.

    Beantwoorden
    • Femke Hogema
      Femke Hogema zegt:

      Hoi Koen,
      aaah dat is balen! Ja, je kunt (een deel!) van de btw terugvragen (zoals ik in bovenstaand artikel uitleg),
      De bon van de garage kun je gewoon in het 4e kwartaal opvoeren!
      De benzinebonnen heb je eigenlijk nodig om de btw terug te kunnen vragen. Je zou het zelf uit kunnen rekenen op basis van de afschrijvingen, maar dat is niet zoals het hoort.
      In het vervolg dus de bonnen bewaren!
      Het maakt niet uit of je ze prive of zakelijk betaalt. Het is wel aan te raden om ze te pinnen, zodat het duidelijk is dat je ze echt hebt betaalt (en dat je geen bonnen van de grond hebt geraapt in het tankstation 😉 Succes Koen!

      Beantwoorden
  9. Dini
    Dini zegt:

    Ik ben als ZZPer niet BTW plichtig vanwege vrijgestelde diensten in de zorg.
    Mag de BTW van de autokosten dan in mindering van mijn omzet gebracht worden voor de IB?

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*