Hoe selecteer je een boekhouder of accountant?

De afgelopen maanden heb ik zo’n 50 starters en ‘jonge’ ondernemers getraind. Eén onderwerp leek meer dan anders de aandacht te trekken. Iedereen ging op het puntje van zijn stoel zitten als het onderwerp ‘Hoe selecteer je een goede accountant of boekhouder’ aan bod kwam. Wellicht is het de timing, en wil iedereen dát aan het begin van het jaar goed geregeld hebben. Of ondernemers realiseren zich meer dan ooit hoe belangrijk goede steun op financieel gebied is. Hoe dan ook, ik vond het de tijd worden om alle belangrijke aandachtspunten over dit onderwerp eens op een rijtje te zetten.

Zelf doen of uitbesteden?

Omdat boekhouden een vak is, en de belastingaangifte veel specifieke, jaarlijks veranderende, kennis vereist kiezen de meeste ZZP’ers er voor om een expert in de arm te nemen. Verstandige keuze als je het mij vraagt. Maar, wat laat je allemaal over aan je financieel expert? Er zijn veel wegen naar Rome. Het is belangrijk om je te realiseren dat je niet álles wat met financiën te maken heeft kunt uitbesteden. Je blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk. Al betaal je je accountant 350 euro per uur, als hij vergeet om aangifte te doen is het jouw verantwoordelijkheid. Daarnaast ben jij de enige die de ins en outs van jouw business kent. Je zult dus ook zelf conclusies moeten trekken op basis van onder andere cijfers. Inzicht in cijfers kun je dus ook niet delegeren aan je boekhouder of accountant.
Om te kunnen bepalen wat je zelf doet, en wat je uitbesteedt, is het belangrijk de volgende vier aandachtspunten in ogenschouw te nemen:

Betrokkenheid
Je wilt zicht houden op je cijfers. Je cijfers geven inzicht in de ontwikkeling van je omzet, je kosten en je marge. Uit je cijfers blijkt of je onderneming levensvatbaar is. Je cijfers laten je zien of je klanten op tijd betalen en hoe je vermogen zich ontwikkelt. Als je alles uitbesteedt, loop je het risico het zicht op je cijfers te verliezen.

Tijd en energie
Boekhouden is ongetwijfeld niet je passie. Anders was je wel boekhouder geworden. Waarschijnlijk besteed je je je tijd en energie liever aan iets anders. De boekhouding uitbesteden kan dan ook een uiterst verstandige keuze zijn. Maar pas op, als je alles uitbesteedt en je verliest het zicht op je cijfers, kan het zomaar gebeuren dat het je meer tijd gaat kosten dan je ooit voor mogelijk had gehouden.

Juistheid
Allés zelf doen, zonder verstand van zaken, is wellicht niet handig. Want als je cijfers niet kloppen, heb je geen goed stuurmechanisme en kloppen je belastingaangiftes ook niet.

Kosten
Het beperken van de kosten is voor veel ZZP’ers een belangrijk aandachtspunt. Een accountant is duurder dan een boekhouder. En alles zelf doen, kost niets. Behalve als je het fout doet, dan kan het ineens een heel duur geintje worden.

Kiezen voor de juiste expert en methode
Ik doe even een aanname: Je wilt betrokken blijven bij je cijfers, je wilt er niet té veel energie in stoppen; de cijfers moeten kloppen en de kosten binnen de perken blijven. Wat nu? Er zijn twee belangrijke keuzes die je moet maken. Wie neem je in de arm; en volgens welke methode ga je werken.

Accountant of boekhouder?
‘Accountant’ (AA of RA) is een beschermd beroep. Dat betekent dat je er van uit mag gaan dat de accountant zijn kennis op pijl houdt. Een accountant is over het algemeen wel duurder dan een boekhouder. Iedereen (ook jij) kan morgen een administatiekantoor beginnen. Kennis en verstand van zaken zijn niet gegarandeerd. Sommige administratiekantoren leveren perfect werk, maar er is veel kaf onder het koren. Hoe kom je er achter of je een goed kantoor te pakken hebt? Stel veel vragen. Vraag hoe de expert zijn kennis op pijl houdt. Vraag collega ondernemers naar hun ervaring. Vraag bij welke beroepsgroep de expert is aangesloten en wat dat in de praktijk betekent. Vraag ook of het kantoor de bankafschriften automatisch inleest. Een kantoor wat bankafschriften nog handmatig verwerkt, maakt geen gebruik van de technologische mogelijkheden. Voor deze inefficiënty moet jij betalen! En, last but not least, spreek tenminste twee kantoren (accountant- en/of administratie); alleen dan kan je een werkelijke keuze maken.

Methode
Een tweede keuze die je moet maken, is de methode waarmee je wilt werken. Soms ben je gebonden aan de methode die de expert die je gekozen hebt hanteert, maar wellicht doe je er goed aan om een expert te kiezen die de door jou gekozen methode ondersteunt. De meest gehanteerde methoden licht ik toe:

Online pakket
Er zijn diverse betaalbare online pakketten op de markt. Ik noem er een paar: Twinfield, Exact online, Accumulus, Reeleezee. Het grote voordeel van het gebruik van een online pakket is dat jij en de expert beide bij de cijfers kunnen. Jij en de expert kunnen de (voor jou) perfecte taakverdeling maken. Zo kun je er voor kiezen om zelf de boekhouding en BTW aangiften te doen. De expert controleert de door jou gevoerde boekhouding en doet de eindejaarsaangifte. Je kunt er ook voor kiezen de expert de boekhouding te laten voeren. Je hebt door het online pakket wel zelf te allen tijde zicht op hoe je er financieel voor staat.

Innovatieve online oplossingen
Wil je met een online pakket werken, dan zijn er ook diverse innovatieve oplossingen. Dit zijn oplossingen waarbij je de facturen scant, en het systeem maakt de boekingen zelf. Yuki is zo’n systeem. Je moet bij Yuki overigens nog steeds een expert in de arm nemen. Bij Ellen4Biz, BDODirect en Mailhetdoor scan je de facturen ook in, deze methoden zijn inclusief de diensten van een expert.

Alles uitbesteden
Wanneer je alles uitbesteedt, lever je maandelijks alle bonnen, facturen en bankafschriften in bij de expert. De expert verwerkt alles in de boekhouding, en verzorgt de belastingaangiften. Deze methode kost jou waarschijnlijk het minste energie, maar je bent ook het minst betrokken. Het is zaak om af te stemmen hoe je betrokken blijft bij je cijfers. Heldere maandelijkse rapportages en eens per kwartaal samen door de cijfers lopen kan de oplossing zijn.

Excel
Wanneer je onderneming nog erg klein is, kun je er voor kiezen om je facturen in excel te registreren. Van een echte boekhouding is alleen geen sprake. De kans is reeel dat de expert alle facturen alsnog in zijn boekhouding gaat verwerken om de belastingaangifte(n) te kunnen doen.

In hoofdstuk 8 van het boek Financiën voor ZZP’ersstaat uitgebreider informatie over boekhouden, methoden en de selectie van een juiste expert.

Wil je weten hoe jij de expert optimaal benut? Wil je ontdekken welke informatie je allemaal uit je cijfers kunt halen? En waarom cijfers zo belangrijk zijn voor het voortbestaan van je bedrijf? Meld je dan aan voor de training Financiën voor ZZP’ers op 25 maart en 8 april a.s. in Seats2Meet Maarssen.  Tijdens deze training stel je je exploitatiebegroting op, je leert je balans en resultatenrekening lezen. Je krijgt tips over hoe je de juiste accountant of boekhouder kiest en hoe je op hem bespaart, je krijgt inzicht in je cashflow, je ervaart dat als je de taal leert spreken, dat financiën dan best toegankelijk zijn en nog veel meer! De training kost Eur 495,- excl. btw voor twee dagen – en dat geld heb je er zo weer uit! Schrijf je hier direct in – Lees eerst het volledige programma