Je urenregistratie in een handomdraai op orde

Gastblog van SoftwareVergelijken.nu 

Voor elke ondernemer is urenregistratie een essentieel onderdeel voor het behalen van succes. Urenverantwoording geeft je inzicht in het aantal gewerkte uren, maar laat tegelijkertijd ook zien hoeveel tijd je nodig hebt voor specifieke werkzaamheden. Dit maakt het mogelijk om voor toekomstige opdrachten of projecten een betere inschatting te maken van het benodigde aantal uren voor een bepaalde taak. Een goed urenregistratie systeem draagt bij aan het effectief monitoren van kosten en succesvol projectmanagement. Daarnaast zorgt het ook bij aan een gezonde boekhouding en facturatie. Dit artikel vertelt je hoe je je urenregistratie goed op orde kunt krijgen.

Houd je urenregistratie eenvoudig bij
Teveel tijd aan je urenregistratie besteden is niet bepaald wenselijk. Als zzp’er heb je het namelijk al druk genoeg. Een urenregistratie systeem geeft je de mogelijkheid om eenvoudig je uren te beheren en in te zien. Met online urenregistratie software kun je op verschillende devices en locaties inloggen in het systeem. Wil je efficiënt te werk gaan dan is het handig om het aantal type uren in je programma te beperken. Dit maakt het simpeler en overzichtelijker om mee te werken. Hoe eenvoudiger je urenverantwoording, des te kleiner de kans op fouten in je registratie.

Mobiele urenregistratie
Naast het bijhouden van je gewerkte uren via je pc of laptop, kun je nu ook je uren registreren via een app. Dit maakt het mogelijk om je uren, wanneer je maar wil en waar je maar wil, bij kunt houden op je smartphone of tablet. Wanneer je als zzp’er veel onderweg bent is dit erg handig. Met een urenregistratie voor de zzp’er wordt de urenregistratie voor de zzp’er dus een stuk eenvoudiger gemaakt.

Orden je urenregistratie
Omdat je de gewerkte uren per project, taak of opdracht kunt aangeven in het systeem zorgt het voor een beter overzicht van de tijdsduur van alle activiteiten. Dit geeft je als zzp’er een goed inzicht in hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden in beslag nemen en draagt het uiteindelijk ook bij aan de efficiëntie binnen je bedrijf.

Integreer je urenregistratie
Urenregistratie wordt steeds vaker online gedaan. Dit geldt ook voor andere werkzaamheden zoals voor de boekhouding of de facturatie. Veel software aanbieders geven de mogelijkheid om het urenregistratiesysteem te integreren met andere programma’s, zoals boekhoudpakketten en facturatiesoftware. Met een koppeling met facturatie software kun je bijvoorbeeld eenvoudig gewerkte uren direct factureren. Door middel van ingebouwde modules kan binnen enkele muisklikken en factuur worden opgesteld. Op deze manier kun je vrijwel geautomatiseerd een foutloze factuur maken.

Houd alle uren bij
Alle uren bijhouden in je urenregistratie systeem. Het klinkt vrij vanzelfsprekend, maar vaak denk je dan niet aan de uren die niet gefactureerd hoeven te worden. Het is ook belangrijk om de uren bij te houden die je besteedt aan verkoopactiviteiten, reizen en je boekhouding en administratie. Hiermee kun je je bedrijfsvoering goed in kaart brengen.

Uren constant bijhouden
Om efficiënt projectmanagement te realiseren, is het van belang om regelmatig je uren bij te houden, het liefst meerdere keren op een dag. Wanneer je als zzp’er een druk programma hebt en veel verschillende dingen moet onthouden, kunnen je dingen zomaar ontschieten. Vaak doe je ook verschillende kleine klusjes of dingen tussendoor. Deze extra kwartiertjes moet je ook gewoon vastleggen onder het bijbehorende project. Op weekbasis kan dat zo weer oplopen tot een paar uren. Daarom is het goed om voortdurend je uren bij te houden, zodat je ook alle gewerkte uren registreert en uiteindelijk factureert.

Stroomlijn processen
Door je uren met regelmaat bij te houden, zorg je ervoor dat alle gewerkte uren ook daadwerkelijk worden vastgelegd. Dit wordt makkelijker wanneer je werkprocessen zoveel mogelijk stroomlijnt en structureert. Hierdoor zorg je ervoor dat je zaken zo efficiënt mogelijk kunt afhandelen. Voor het opstellen van offertes en facturen kun je met urenregistratie software al bestaande templates hiervoor gebruiken. Alleen de klantgegevens hoeven dan nog te worden toegevoegd en je hebt binnen een mum van tijd een offerte of factuur opgesteld en verstuurd.