Selecteer in 7 stappen de beste boekhouder

Onlangs schreef ik een artikel over prehistorische boekhouders. Uit de vele tientallen reacties die ik ontving, werd mij duidelijk dat er helaas nog te veel ondernemers met zo’n ouderwetse boekhouder werken. Zoals beloofd geef ik je vandaag een stappenplan wat je helpt een moderne boekhouder te kiezen!

Prehistorische boekhouders zijn duur
De kosten van een prehistorische boekhouder moet je niet onderschatten. Wanneer ik ondernemers vertel wat ik doe: “Ik leer ondernemers zelf grip op cijfers te krijgen zodat ze werkelijk bouwen aan een financieel succesvol bedrijf” dan is het meest voorkomende antwoord: “Daar heb ik een boekhouder voor.” Los van het feit dat ‘Grip op cijfers hebben’ veel en veel verder gaat dan het doen van je boekhouding (daar vertel ik een volgende keer graag meer over!), blijkt dat ondernemers oprecht geloven dat ze er goed aan doen om de hele administratie eens per kwartaal naar de boekhouder te brengen. Ondernemers doen vaak (onterecht) de aanname dat het meer tijd en dus meer geld kost om een deel van de administratie in eigen hand te houden. Maar dat is niet zo.

5 oorzaken dat prehistorische boekhouders duur zijn
Prehistorische boekhouders, die je alles uit handen nemen, zijn duur. Ik geef je 5 oorzaken, maar dit overzicht is verre van volledig.

1. Dubbel werk = dubbel tijd = dubbel geld
   Bijvoorbeeld: Jij maakt een factuur in een ander programma dan waarin je boekhouder werkt. Die ene factuur staat in twee programma’s. Dat is dubbel werk, dubbele tijd, dubbel geld.
2. Het corrigeren van een fout is drie keer zo duur als het ineens goed doen
   Bijvoorbeeld: De boekhouder interpreteert je bon verkeerd, jij ontdekt dat en geeft dat door en hij corrigeert het. Dat is driedubbel werk, driedubbele tijd, driedubbel geld.
3. Het gebrek aan up to date informatie maakt dat je geen besluiten kunt nemen
   Als je niet weet hoe het er voor staat met je omzet en kosten, dan kun je ook niet sturen op cijfers.
4. Het niet tijdig versturen van herinneringen maakt dat je je geld niet tijdig krijgt
   Geld wat je niet hebt, kun je niet gebruiken om je bedrijf te runnen. Natuurlijk kun je wel herinneringen versturen met de mail, maar dan moet je eerst uitzoeken welke facturen nog open staan (dat kost tijd!) en vervolgens moet je handmatig herinneringen sturen. En dat terwijl dit met een modern systeem met één druk op de knop kan!
5. Een papieren administratie levert tijdverlies op
   Een digitale administratie vereenvoudigt je leven. Je kunt namelijk documenten makkelijk terugvinden. In een papieren boekhouding is dat een heel ander verhaal. Wanneer een document verkeerd is gearchiveerd, is het bijna niet terug te vinden.

Een moderne boekhouder is dol op de cloud en accepteert technologische ontwikkelingen!
Moderne boekhouders gaan met hun tijd mee. Ze zijn dol op de cloud en realiseren zich terdege dat computers veel van het handwerk overnemen. Ze zijn niet bang om hun ‘baan’ kwijt te raken door de techniek, maar ze realiseren zich dat ze zichzelf door moeten ontwikkelen om hun baan te behouden. Ze denken enthousiast met je mee om dingen slimmer en goedkoper te doen. Ze hebben tijd over waardoor ze daadwerkelijk de sparringpartner worden die ze (volgens hun site) beloven te zijn!

Maar, hoe selecteer je nu zo’n moderne boekhouder?

Stap 1: Besluit dat je ’the best of the best’ wilt
Besluit hier en nu dat je het beste van het beste wilt. Dat je niet ‘ja’ zegt tegen een ‘halve cloud’, een tussenoplossing of een aardige man / vrouw die ‘binnenkort’ overstapt op online boekhouden. Gun jezelf en je bedrijf inzicht en overzicht. Bespaar geld, tijd en ergernis. Besluit dat je gebruik gaat maken van de prachtige oplossingen die de huidige technologie voor je in petto heeft! Heb je dat besloten? Dan ben je klaar voor stap 2.

Stap 2: Ga op zoek naar een boekhouder
Er zijn een aantal manieren om een boekhouder te vinden. 

• Zoek een boekhouder die werkt met het pakket wat jouw voorkeur heeft. In dit artikel schrijf ik over goede boekhoudpakketten. Sommige pakketten hebben op hun website een overzicht van boekhouders die met hun pakket werken.
• Doe navraag in je netwerk, maar luister niet enkel naar het advies van een collega-ondernemer. Te vaak kiezen ondernemers de boekhouder die iemand uit zijn netwerk ook heeft. Maar dat wil allerminst zeggen dat dat een goede boekhouder is. Mensen hebben de neiging om de keuze die ze eenmaal gemaakt hebben te verdedigen, dus logisch dat iedereen altijd de boekhouder adviseert die hij zelf heeft. Vraag altijd door als je een boekhouder of accountant geadviseerd krijgt.
• Google en bekijk websites. Lees testimonials en hou altijd in je achterhoofd dat het werken met een moderne boekhouder in de cloud de allerbelangrijkste voorwaarde is, waar je onder geen beding concessies aan doet.

Stap 3: Screen een boekhouder vóórdat je met hem / haar in gesprek gaat
Tijd is geld. Jouw tijd is waardevol. Met 3 boekhouders in gesprek gaan kost je 3 keer een uur, nog los van eventuele reistijd. In die tijd had je ook een klant kunnen helpen. Wanneer je na die 3 gesprekken nog steeds geen geschikte partner hebt gevonden, is het 3 x verloren tijd. Het is dus belangrijk dat je vóórdat je met een boekhouder om tafel gaat zitten, checkt of hij / zij voldoet aan je basisvereisten: Hij werkt met een modern systeem in the cloud. Deze check doe je eenvoudig via zijn website, en als daar de informatie niet op staat, dan stuur je hem een mail. In dit artikel lees je welke boekhoudsystemen (onder andere) modern zijn.

Stap 4: Stel een moeilijke vraag
Heb je eenmaal iemand gevonden die voldoet aan de basisvereisten, dan maak je een afspraak. Tijdens die afspraak check je onder andere of het ‘klikt’. Maar ‘een klik’ is niet voldoende! Ga niet met iemand in zee als je hem niet kunt volgen.
Boekhouders en accountants zijn experts. Dat is mooi, want daar huren we ze voor in. Maar… experts hebben de neiging te vergeten dat wij qua kennisniveau tien stappen op ze achter lopen. Einstein zei het erg mooi: ‘Als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het niet goed genoeg.”
En zo is het maar net. Vraag je nieuwe adviseur tijdens het kennismakingsgesprek bijvoorbeeld; ‘Wil je me nog eens uitleggen waarom het eigen vermogen rechts staat op de balans, en niet links?’ Of ‘Waarom zijn mijn liquide middelen niet hetzelfde als mijn eigen vermogen?’ En als je zijn antwoord niet snapt, dan is hij niet de juiste adviseur.

Stap 5: Bespreek het proces
Zit je nu nog steeds aan tafel? Dan is aan de basisvoorwaarde (hij is een moderne boekhouder) voldaan, en hij kan in Jip & Janneke taal dingen uitleggen. Bespreek vervolgens het proces met hem. Het proces is de wijze van samenwerking. Vragen waar je aan moet denken zijn:

• Wie verwerkt de facturen?
  De facturen worden in een modern pakket direct geüpload of gescand. Het document zit dus in de boekhouding, maar het document moet nog wel verwerkt worden. Je stemt af wie dat doet.
• Wanneer worden de facturen verwerkt?
  Om grip op cijfers te kunnen hebben, is het noodzakelijk dat minimaal maandelijks, maar liefst wekelijks de facturen worden bijgewerkt. Als de boekhouder nu moeilijk gaat kijken, is het de vraag of hij de geschikte persoon is. Dit is echt een hele belangrijke voorwaarde. Het heeft geen zin als de facturen niet snel verwerkt worden, je hebt dan geen enkel inzicht in de cijfers en dus kun je niet sturen.
• Wanneer wordt de IB-aangifte gedaan?
  Stel deze vraag als open vraag. Het voordeel van een online boekhouding is dat hij altijd up-to-date is. Dit betekent dat de IB-aangifte vrij snel (voor de zomer bijvoorbeeld) moet kunnen plaatsvinden. Wat je eigenlijk wilt, is dat de boekhouder als vanzelfsprekend voorstelt de aangifte uiterlijk in mei of juni af te ronden.

Stap 6: Spreek minimaal twee potentiële adviseurs
Eén keuze is geen keuze. Praat met twee potentiële adviseurs en je kunt vergelijken. En ga zelf praten. Met minimaal twee potentiële adviseurs!

Stap 7: Maak 100% sluitende prijsafspraken
Heb je besloten dat je met iemand gaat samenwerken? Heb het dan uitgebreid over geld! Regelmatig spreek ik een teleurgestelde ondernemer die dacht een factuur van € 1.500,- per jaar te moeten betalen, maar die uiteindelijk een rekening van € 2.500,- op de mat vond. Of die een aangenaam kennismakingsgesprek voerde, en vervolgens € 275,- moest betalen voor dat kennismakingsgesprek. Of die belde met een simpele vraag; en anderhalve dag later de rekening voor die simpele vraag gepresenteerd kreeg. Vooral accountants zijn gewend om gewoon iedere gewerkte minuut te factureren. Wil je niet voor onaangename verrassingen komen te staan? Zorg dan dat je 100% heldere afspraken maakt. Betaal je een vast bedrag per jaar? Dan moet je precies weten wat er allemaal in dat bedrag zit. Spreek ook af of het kennismakingsgesprek vrijblijvend en kosteloos is. En belangrijk; spreek af dat je mag bellen met een vraag en dat je pas een factuur krijgt als hij dat expliciet aankondigt.

Heb je vragen?
Heb je vragen of opmerkingen over dit onderwerp? Stel ze dan hieronder. Ik reageer altijd!

Vond je dit artikel waardevol?
je doet me er een groot plezier mee als je het artikel deelt in je netwerk! Dat kan met behulp van onderstaande buttons.

Gratis Whitepaper 6 ZZP Boekhoudprogramma’s vergeleken
‘Welk boekhoudprogramma is geschikt voor mij?’ is een veel gestelde vraag. Ik heb 6 ZZP Boekhoudprogramma’s vergeleken, hier kan je er meer over lezen.

Of ben je gelijk benieuwd naar de uitkomsten? Download hier de GRATIS Whitepaper: