7 Tips om een goede boekhouder of accountant te selecteren

Eén van de meest gestelde vragen tijdens een training is: ‘Hoe selecteer ik nou een goede boekhouder of accountant?’.

Het is niet zo gek dat ik die vraag zo vaak krijg! Een boekhouder of accountant kost een ondernemer te vaak veel geld, waar hij in de regel maar weinig lol van heeft.

In het slechtste geval, kost de boekhouder / accountant € 1.000,- tot wel €​ 3.000,- per jaar, en levert hij vooral veel vakjargon en af en toe een mailtje waarin staat hoeveel je over moet maken aan de belastingdienst.

Boekhouders en accountants hebben aan mij een slechte. Want in iedere groep zitten 2 tot 3 deelnemers die na afloop van de training direct hun huidige boekhouder of accountant ontslaan. Omdat ik ze vertel wat ze van hun adviseur en steun en toeverlaat mogen verwachten, en wat ze dat mag kosten.

In deze nieuwsbrief geef ik je 7 waardevolle tips over de selectie van een boekhouder of accountant.

7 Tips om een goede boekhouder of accountant te selecteren

1. Kies of je een boekhouder of een accountant wilt. 
Een boekhouder is niet hetzelfde als een accountant, al kunnen ze grotendeels wel hetzelfde werk voor je doen. Het grote verschil is dat iedereen, ook jij, zich boekhouder mag noemen. Accountant is een beschermd beroep. Accountants hebben een universitaire opleiding afgerond en moeten jaarlijks verplicht hun kennis updaten. In die zin geeft een accountant een grote zekerheid op kwaliteit. Maar… accountants zijn wel een stuk duurder en er zijn ook onwijs goede boekhouders die hun vak zeer serieus nemen en die jou prima van dienst kunnen zijn. Maar je moet wel heel goed uitzoeken of hij voldoende (up to date) kennis heeft. Zie ook punt 5.

2. Zoek uit of hij met zijn tijd mee gaat.
Dankzij het internet en het razende tempo waarin de technologie zich ontwikkelt, wordt het echte ‘boekhouden’ steeds makkelijker. Bankafschriften kun je automatisch uploaden in veel boekhoudpakketten hebben een scanfunctie zodat je de factuur aan de boeking koppelt. Veel boekhoudpakketten staan online, wat betekent dat jij zelf op ieder gewenst moment kunt zien hoe je er financieel gezien voor staat. Deze ontwikkelingen schelen niet alleen heel veel tijd bij de verwerking, maar schelen ook enorm veel tijd bij de analyse. Heb het met je aanstaande boekhouder of accountant over deze punten. Mijn mening: Ik haak af wanneer hij bankafschriften nog handmatig overtypt, of wanneer hij mijn boekhouding maar eens per kwartaal verwerkt (zodat je wel de btw-aangifte kunt doen, maar niet real-time inzicht hebt in cijfers), of wanneer de boekhouding op een standalone pakketje op zijn kantoor draait zodat ik er zelf helemaal niet bij kan.

3. Ga niet met hem in zee als je hem niet kunt volgen
Boekhouders en accountants zijn experts. Dat is mooi, want daar huren we ze voor in. Maar… experts hebben de neiging te vergeten dat wij qua kennisniveau tien stappen op ze achter lopen. Einstein zei het erg mooi: ‘Als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het niet goed genoeg.”
En zo is het maar net. Vraag je nieuwe adviseur tijdens het kennismakingsgesprek bijvoorbeeld; ‘Wil je me nog eens uitleggen waarom het eigen vermogen rechts staat op de balans, en niet links?‘ Of ‘Waarom zijn mijn liquide middelen niet hetzelfde als mijn eigen vermogen?‘ En als zijn antwoord niet snapt, dan is hij niet de juiste adviseur.

4. Maak 100% sluitende prijsafspraken
Maandelijks spreek ik een teleurgestelde ondernemer die dacht een factuur van € 1.500,- per jaar te moeten betalen, maar die uiteindelijk een rekening van € 2.500,- op de mat vond. Of die een aangenaam kennismakingsgesprek voerde en vervolgens € 275,- moest betalen voor dat kennismakingsgesprek. Of die belde met een simpele vraag; en anderhalve dag later de rekening voor die simpele vraag gepresenteerd kreeg. Vooral accountants zijn gewend om gewoon iedere gewerkte minuut te factureren. Wil je niet voor onaangename verrassingen komen te staan? Zorg dan dat je 100% heldere afspraken maakt. Betaal je een vast bedrag per jaar? Dan moet je precies weten wat er allemaal in dat bedrag zit. Spreek ook af of het kennismakingsgesprek vrijblijvend en kosteloos is. En belangrijk; spreek af dat je mag bellen met een vraag en dat je pas een factuur krijgt als hij dat expliciet aankondigt.

5. Zoek uit of hij zijn kennis bijhoudt
Volgt hij bijscholing? Hoe houdt hij zijn fiscale kennis bij? Is hij op de hoogte van de nieuwe EU-btw regels? Is hij aangesloten bij een beroepsvereniging zoals NBA of NOAB? Dit zijn allemaal vragen die je helpen om een adviseur te selecteren die zijn kennis bijhoudt.

6. Praat met minimaal twee potentiële adviseurs
Eén keuze is geen keuze. Praat met twee potentiële adviseurs en je kunt vergelijken. Luister ook niet enkel naar het advies van een collega-ondernemer. Te vaak kiezen ondernemers de boekhouder die iemand uit zijn netwerk ook heeft. Maar dat wil allerminst zeggen dat dat een goede boekhouder is. Mensen hebben de neiging om de keuze die ze eenmaal gemaakt hebben te verdedigen, dus logisch dat iedereen altijd de boekhouder adviseert die hij zelf heeft. Vraag altijd door als je een boekhouder of accountant geadviseerd krijgt. En ga zelf praten. Met minimaal twee potentiële adviseurs!

7. Ga Slim boekhouden!
Slim boekhouden betekent dat je een optimaal evenwicht vindt tussen:

  • inzicht in cijfers
  • kosten aan je boekhouding en
  • tijd en energie die je er aan moet besteden

Slim boekhouden betekent ook nadenken over twee essentiële vragen:

  • Wat doe je zelf en wat besteed je uit? (en dat is voor iedereen anders)
  • Welk programma gebruik je? (en ook dat is voor iedereen anders, kijk bijvoorbeeld eens bij boekhoudsoftwarevergelijken)

Vond je dit artikel nuttig? Schrijf je dan rechts bovenaan deze pagina in op de nieuwsbrief. Je ontvangt dan altijd het nieuwste artikel gratis in je mailbox. Je ontvangt ook direct het gratis E-book en een gratis online training om je uurtarief te berekenen!

Heb je vragen of opmerkingen over dit onderwerp? Stel ze onder dit artikel en ik reageer altijd!

Met financieel bewust groet,

Femke Hogema

 

8 antwoorden
  1. Kiki Wals
    Kiki Wals zegt:

    Je idee om een potentiële accountant te vragen om iets moeilijks uit accounting eenvoudig uit te leggen spreekt me aan! Ik begon een klein bedrijf, en ik ben op zoek naar een accountant. Als hij mijn vraag eenvoudig kan beantwoorden, is hij een expert in zijn gebied, en dan huur ik hem!

    Beantwoorden
  2. Sarah de Leeuw
    Sarah de Leeuw zegt:

    Als zelfstandig ondernemer wil ik graag een accountant in dienst nemen. Ik verdien genoeg om dit te betalen en heb echt geen tijd om zelf hiermee bezig te zijn. Ik denk dat vooral punt 3 voor mij belangrijk is. Als een accountant goed kan uitleggen wat hij doet en ik begrijp het, dan maakt dat de boel wel zo makkelijk.

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.