Hoe je een boekhouder / accountant kiest en hoe je dure rekeningen voorkomt!
Gisteren leerde ik ondernemers weer in één dag boekhouden! Dat is toch zo’n bijzondere training. Aan het eind van de dag verstaat iedereen de kunst om zelf zijn boekhouding in ieder willekeurig programma te voeren. Aangezien de meeste boekhoudopleidingen een jaar of langer duren, ben ik echt reuzetrots op deze eendaagse stoomcursus die werkt! Wat is het geheim? Je leert bij mij niks te veel. Geen overbodige jargon of theorie. Ik leer je de kunst van het boekhouden en daarna ga je aan de slag met díe boekingen die ZZP’ers regelmatig moeten maken. Zodat je ze aan het einde van de dag letterlijk en figuurlijk in je vingers hebt.
Uiteraard hebben we het gisteren óók gehad over de keuze van het juiste pakket en de inhuur van de juiste boekhouder of accountant. Helaas hoor ik toch nog regelmatig verhalen van accountants die handenvol geld kosten, maar onder de maat leveren. Hoe dat te voorkomen lees je in deze nieuwsbrief.
Kiezen voor de juiste expert en methode!
Je boekhouding en IB aangifte uitbesteden? Kies een goede!
(Wil je alles zelf doen? Volg dan de juiste cursussen.)
Ik doe even een aanname: Je wilt betrokken blijven bij je cijfers, je wilt er niet té veel energie in stoppen; de cijfers moeten kloppen en de kosten binnen de perken blijven. Wat nu?
Er zijn drie belangrijke keuzes die je moet maken:
1. Wat besteed je uit?
2. Wie neem je in de arm?
3. Met welke methode ga je werken?
Tot slot sta ik stil bij de vraag:
4. Hoe zorg je dat de expert niet teveel geld kost?
1. Wat besteed je uit?
Wil je alles uitbesteden? Of wil je zelf de boekhouding doen en alleen de belastingaangifte(n) uitbesteden? Het antwoord op deze vraag is per persoon verschillend. Het gaat er echt om dat je kiest wat bij je past. De overweging ‘Cijfers zijn niet aan mij besteed’ is vaak niet de beste overweging. Dat klinkt eerder als struisvogelpolitiek. Als ondernemer ben je het verplicht aan je bedrijf om je te verdiepen in de cijfers.
2. Wie neem je in de arm? Accountant, Fiscalist of Boekhouder?
‘Accountant’ (AA of RA) is een beschermd beroep. Dat betekent dat een accountant een behoorlijke opleiding heeft en dat je er van uit mag gaan dat de accountant zijn kennis op peil houdt.
Fiscalist is ook een titel die niet iedereen zomaar mag dragen. Ook een fiscalist heeft een opleiding achter de rug, al hoeft die niet zo uitgebreid te zijn als die van de accountant. Dat is anders bij een boekhouder of administratiekantoor. Deze termen zijn niet beschermd, iedereen (ook jij) kan morgen een administatiekantoor beginnen. Kennis en verstand van zaken zijn niet gegarandeerd. Sommige administratiekantoren leveren perfect werk, maar er is veel kaf onder het koren. De accountant is het duurst. De RA Accountant is duurder dan de AA accountant. Voor een ZZP’er of MKB’er is een AA accountant goed genoeg! De boekhouder is het minst duur.
Hoe kom je er achter of je een goed kantoor te pakken hebt? Stel veel vragen. Vraag hoe de expert zijn kennis op peil houdt. Vraag collega ondernemers naar hun ervaring. Vraag bij welke beroepsgroep de expert is aangesloten en wat dat in de praktijk betekent. Vraag ook of en hoe het kantoor innoveert. Een kantoor wat bankafschriften nog handmatig verwerkt, maakt geen gebruik van de technologische mogelijkheden. Voor deze inefficiënty moet jij betalen! En, last but not least, spreek tenminste twee kantoren (accountant- en/of administratie); alleen dan kan je een werkelijke keuze maken.
3. Met welke methode ga je werken?
Een derde keuze die je moet maken, is de methode waarmee je wilt werken. Soms ben je gebonden aan de methode die de expert die je gekozen hebt hanteert, maar wellicht doe je er goed aan om een expert te kiezen die de door jou gekozen methode ondersteunt. De meest gehanteerde methoden licht ik toe:
Online pakket
Er zijn diverse betaalbare online pakketten op de markt. Ik noem er een paar: Yuki, E-boekhouden, Moneybird, Exact online. Het grote voordeel van het gebruik van een online pakket is dat jij en de expert beide bij de cijfers kunnen. Jij en de expert kunnen de (voor jou) perfecte taakverdeling maken. Zo kun je er voor kiezen om zelf de boekhouding en BTW aangiften te doen. De expert controleert de door jou gevoerde boekhouding en doet de IB (of VPB) aangifte. Je kunt er ook voor kiezen de expert de boekhouding te laten voeren. Je hebt door het online pakket wel zelf te allen tijde zicht op hoe je er financieel voor staat. Veelal bieden deze pakketten de mogelijkheid om het een paar weken / maanden gratis te proberen!
Innovatieve online oplossingen
Wil je met een online pakket werken, dan zijn er ook diverse innovatieve oplossingen. Yuki is bijvoorbeeld zo’n systeem. Je scant de facturen, en het systeem maakt de boekingen voor je. Moneybird is ook een innovatief systeem. Wat geautomatiseerd kan verlopen, verloopt geautomatiseerd. Je moet bij Yuki en Moneybird overigens nog steeds een expert in de arm nemen om de cijfers te controleren en de aangifte te doen.
Alles uitbesteden
Wanneer je alles uitbesteedt, lever je maandelijks alle bonnen, facturen en bankafschriften in bij de expert. De expert verwerkt alles in de boekhouding, en verzorgt de belastingaangiften. Deze methode kost jou waarschijnlijk het minste energie, maar je bent ook het minst betrokken. Het is zaak om af te stemmen hoe je betrokken blijft bij je cijfers. Heldere maandelijkse rapportages en eens per kwartaal samen door de cijfers lopen kan de oplossing zijn.
Excel
Wanneer je onderneming nog erg klein is, kun je er voor kiezen om je facturen in excel te registreren. Van een echte boekhouding is alleen geen sprake. De kans is reeel dat de expert alle facturen alsnog in zijn boekhouding gaat verwerken om de belastingaangifte(n) te kunnen doen.
4. Hoe zorg je dat de expert niet teveel geld kost?
Maak afspraken. Zo simpel is het. Spreek af wát hij voor je doet, wanneer het gebeurt en wat het kost. Spreek ook af dat je een seintje krijgt als de teller gaat lopen. Je wilt niet ‘even bellen voor een vraagje’ en vervolgens een nota op de mat vinden. Zonder afspraken gebeurt dit helaas nog wel te vaak! Denk niet dat het raar is om zulke specifieke afspraken te maken. Deze beroepsgroep (vooral de accountants) is van oudsher gewend om iedere gewerkte minuut te factureren. Ook als daar geen offerte aan vooraf is gegaan.
Vragen? Reacties? Ik ben benieuwd! Hier kun je je reactie achterlaten.
Hoi Femke,
Heel mooi stukje maar bij de financiële pakketten mis ik toch wel een pakket. Zelf werk ik met name met Snelstart. Ook dit pakket is met je accountant/boekhouder uit te wisselen (als deze tenminste gebruik maakt van de accountsregeling maar dat is van een goede boekhouder wel te verwachten). Dit pakket is drie maanden gratis op proef te gebruiken en ook de prijs voor aanschaf is voor het kleinere mkb en de zzp-er acceptabel t.o.v. veel andere pakketten. Ook alle voordelen van het digitaal inlezen van bankafschriften is hierin mogelijk. Een uitstekend pakket wat gemakkelijk is aan te leren.
Ben vorig jaar gestart als zelfstandige met een administratiekantoor en ben het volledig met je eens dat er veel kaf onder het koren is. Geef dan zelf aan mijn klanten ook goed aan wat mijn ervaring is (ruim 20 jaar gewerkt bij middelgrote en grotere accountantskantoren) en dat ondanks het feit dat ik een eenpitter ben gebruik kan maken van een ruim netwerk met fiscalisten en accountants.
Nog een indicator van professionaliteit. Vraagt de boekhouder om je DGID? Nooit geven. Een boekhouder die zichzelf serieus neemt vraagt een beconnummer aan EN zorgt voor eigen professionele software.
Dank Jolanda en Willie!
Klopt Jolanda, Snelstart wordt ook veel gebruikt. Ik heb lang niet alle pakketten genoemd, fijn dat je Snelstart toevoegt! Je hebt ook nog andere mooie toevoegingen. zoals het netwerk van fiscalisten en accountants. Fijn!
groet Femke
Willie,
Ik moest even nadenken over wat je nu precies bedoelt. Bedoel je dat er boekhouders zijn die met de DIGID van klanten willen inloggen om de aangiften te verzorgen? Oei! Dat klinkt niet alleen onprofessioneel van de boekhouder, maar ook zeer onverstandigen de ondernemer die dat doet!
groet Femke
Temeer omdat je (als de klant een ondernemer is) de DigID-codes niet nodig hebt voor het indienen van aangiftes (niet voor de btw en ook niet voor de inkomstenbelasting).
DigID is hooguit nodig voor het indienen van aangiftes inkomstenbelasting voor particulieren, voor het indienen van een verzoek om een voorlopige aanslag, en de toeslagen.
Ik vind overigens dat ik mezelf wel serieus neem, maar als de verwachting is dat ik voor drie mensen een voorlopige aanslag ga aanvragen, loont het niet de moeite om er software voor aan te schaffen. Maar je hebt gelijk, mensen moeten hun DigID niet afgeven.
Daarnaast denk ik dat een AA voor de meeste MKB’ers en ZZP’ers niet “goed genoeg” is, maar juist “overgekwalificeerd”. Maar let op, ik been geen AA, dus wellicht gekleurd 😉
Ik werk tot nu toe met mijn boekhoudster en het online programma Reeleezee.
In de praktijk is Reeleezee echter niet zo heel easy.
Mijn zoon liet me het online programma voor ZZP-ers zien, het heet Money Monk.
Dit programma is speciaal voor ZZP-ers en ziet er zeer overzichtelijk en gebruikersvriendelijk uit.
Ik overweeg nu over te stappen en meer zelf te gaan doen zodat ik ook bespaar op mijn
boekhoudkosten.
Mijn vraag:
Is het ‘verstandig’om zo maar over te stappen of kan ik beter wachten tot het einde van dit jaar,
om vervolgens het nieuwe boekjaar met Money Monk te gaan werken.
Ken je Money Monk en zo ja beveel je dit ook aan?
Hi Femke. De link naar een voorbeeld van hoe je facturen in excell kan registreren is helaas verbroken. Heb je elders op de site dit voorbeeld nog staan? De zoekfunctie leverde geen resultaat helaas… groeten, Saskia
Hoi Saskia,
Mail als je wilt je vraag even naar team@healthyfinance.nl dan helpen we je graag verder!
Groet Femke Hogema